The latest Dutch legislative proposal for modernising public limited law

On 14 May 2020, the consultation on the bill Modernisation of the law on public limited companies and a more balanced male/female ratio (Modernising NV-recht en evenwichtiger man/vrouw verhouding) was closed. Following the amendment of the BV (limited liability company) law in 2012 (the Flex-BV), this bill aims to modernise the Dutch NV (public limited company) law. As with the Flex-BV, the key words here are 'simplification' and 'flexibilisation'.

In general, the bill is about amending regulations that are perceived as unnecessarily restrictive, and offering shareholders more freedom to organise companies as they see fit. In addition, the bill aims to make the ratio between the number of men and women at the top of large companies more balanced, because the targets set by the existing Management and Supervision Act (Wet bestuur en toezicht) have not been met (40% non-executive board members, or 33.33% executive and non-executive board members combined).

The bill contains the following main changes compared to the current regulations:

Authorised capital will no longer be mandatory and payment in foreign currency will be possible

The authorised capital is the upper limit to which shares can be issued – that limit may no longer apply in the future. However, a statutory (issued and paid-up) minimum capital of EUR 45,000 remains mandatory. Due to the expiry of the obligation to have an authorised capital, the number of shares no longer needs to be specified in the articles of association; however, the nominal value per share will still have to be specified.

What's more, it remains optional to include an authorised capital in the articles of association of the company; this authorised capital must be at least 20% subscribed. The amount of the authorised, issued and paid-up capital and the nominal amount of the shares may be denominated in a foreign currency or in fractions of cents (this also applies to the annual accounts).

Holders of shares of a certain type or designation may be designated as a corporate body of the company without it being necessary to create a new type of shares

As in the case of a BV, holders of a certain types of shares (eg specified with a specific letter of number) may be designated as a corporate body with certain powers, for example in appointing certain directors.

The possibility to commit the company in the deed of incorporation to pay the costs associated with the incorporation

As a result of this amendment, the board does not have to confirm these costs separately. After all, in practice, these costs are generally charged to the company.

Voting rights can be granted to a pledgee or usufructuary (by means of a written agreement) after a pledge or usufruct is created

The transfer of voting rights to the pledgee under a condition precedent will also be made possible. The same will also be possible if the pledgee is a person to whom, in principle, the share transfer blocking arrangement would apply, so that the transfer must be approved by a corporate body – provided that the condition precedent can be determined at the time of approval. The approval itself can thus also be granted under the same condition precedent. 

The statutory limit of owning a maximum of 10% of the company's own shares or depositary receipts pledged will be abolished

The other legal requirements continue to apply, which means that the shares must be fully paid up and that the general meeting must have approved the pledge agreement.

The signing of the annual accounts by managing directors or supervisory directors who are also all shareholders shall be deemed to constitute adoption and discharge

If all shareholders are also managing or supervisory directors of the company, the signing of the annual accounts by those directors or supervisory directors shall also be deemed to include the adoption of the annual accounts by the shareholders, and the discharge of the managing and supervisory directors.

As a result, separate shareholders' meetings or shareholders' resolutions are no longer required. However, the articles of association may rule out this simplification of adoption of the annual accounts.

There are two differences with the BV law here:>

• the bill extends the scope by declaring this rule applicable to supervisory board members as well, and
• all persons entitled to attend meetings and not only all others entitled to meetings (as is the case for the BV) must have agreed to this method of adoption.

Clarification of the annual meeting

The bill clarifies that the shareholders' meeting that is held once a year can also be held outside of a (physical) meeting.

Relaxation of decision-making

In accordance with the rules for private limited companies, it is proposed to simplify the decision-making process for public limited companies, as well. For example, the bill states that it must be possible to decide in a manner other than in a (physical) meeting; an explicit provision in the articles of association is no longer required for this purpose. 

The requirement to pass resolutions by unanimity outside a meeting will thus lapse – provided that all those entitled to attend meetings agree to this manner of passing resolutions. Furthermore, it is made possible for decision-making to take place electronically.

To prevent the directors and supervisory directors from being unable to exercise their advisory vote at the meeting due to a one-off distant meeting location, it has also been stipulated that the directors and supervisory directors must be given the opportunity to give their advice prior to the decision-making process.

The possibility to have meetings outside the Netherlands

The articles of association may designate a place outside the Netherlands to hold the general meeting. If, after its incorporation, the company wishes to designate a place outside the Netherlands in the articles of association, all shareholders must vote in favour of the amendment of the articles of association.

Additionally, all other persons entitled to attend meetings must have agreed to the amendment of the articles of association. For the general meeting to be held at a location other than that prescribed in the articles of association, the consent of all those entitled to attend the meeting is also required.

Furthermore, the bill aims to increase diversity within larger companies (NVs and BVs):

The appointment of a member of the supervisory board of a listed company is null and void if it conflicts with the quota of at least 33.33% men and at least 33.33% women

As long as the supervisory board does not consist of at least one-third men and at least one-third women, the appointment of a person as a supervisory board member shall be null and void if this appointment would not make the ratio between the number of men and women more balanced, except in the event of a reappointment. However, the nullity of such an appointment shall not affect the validity as such of the decision-making process at which occasion the resolution was taken.

This growth quota also applies to executive and non-executive directors in a one tier board. The growth quota does not apply to management or supervisory board members who have been appointed by the Enterprise Chamber of the Amsterdam Court of Appeal (Ondernemingskamer).

Large NVs and BVs (within the meaning of accounting law) will be obliged to set appropriate and ambitious targets for the composition of the management board, the supervisory board and any sub-top positions (eg senior management positions)

Alongside setting these targets, companies must make concrete plans to achieve the targets. This information should also be included in the management board report. 

In addition, companies are required to report annually to the Social and Economic Council (SER) within 10 months of the end of the financial year on the number of men and women who are members of the management board and the supervisory board at the end of the financial year.

This report must also state the categories of employees in management positions, the objectives in the form of a target figure, the plan to achieve these objectives and, if one or more objectives have not been achieved, the reasons for this failure. Companies will be subject to a transparency obligation in this respect. This information will also be published publicly.

Overall, the proposed changes relating to the modernisation of the law on public limited companies provide a number of helpful provisions that could be considered useful in practice. However, according to several reactions to the consultation, the changes may be too limited and may be outdated already (especially since this proposal is based on the BV law of 2012). As such, we would welcome a more extensive discussion of the modernisation of the NV law. 

A specific landmark of the proposal concerns the balanced ratio between men and women. After all, the bill contains a number of strict and urgent obligations. Where under current law the ratio between men and women is still 'non-committal', the bill will have far-reaching consequences in order to achieve the intended result. 

As soon as the bill enters into force, large companies will have eight years to make the ratio between men and women more balanced (ie two terms of office of management board members and/or supervisory board members).

Wetsvoorstel Modernisering NV-recht en evenwichtiger man/vrouw verhouding

Op 14 mei is de consultatie over het wetsvoorstel Modernisering NV-recht en evenwichtiger man/vrouw verhouding gesloten. In navolging van de aanpassing van het BV-recht in 2012 (de Flex-BV), heeft dit wetsvoorstel op haar beurt tot doel het NV-recht te moderniseren. Net als bij de Flex-BV zijn sleutelwoorden 'vereenvoudiging' en 'flexibilisering'. 

Het gaat doorgaans om het wijzigen van regels die in de praktijk als onnodig knellend worden ervaren en meer vrijheid te bieden voor aandeelhouders om bedrijven naar eigen inzicht en wensen in te richten. Daarnaast beoogt het wetsvoorstel de verhouding tussen het aantal mannen en vrouwen in de top van grote bedrijven evenwichtiger te maken aangezien de streefcijfers die door de Wet bestuur en toezicht werden beoogd, nog niet waren behaald (40% niet-uitvoerende bestuursleden of 33,33% uitvoerende en niet-uitvoerende bestuurders gezamenlijk).

Het wetsvoorstel bevat de volgende belangrijkste wijzigingen ten opzichte van de huidige regelgeving:

Maatschappelijk kapitaal niet langer verplicht en storting in vreemde valuta mogelijk

Het maatschappelijk kapitaal is de bovengrens tot waar aandelen uitgegeven kunnen worden – die grens is er mogelijk straks niet meer. Wel blijft een wettelijk vastgelegd minimum (geplaatst en gestort) kapitaal van EUR 45.000 verplicht. In verband met het vervallen van de verplichting om een maatschappelijk kapitaal te hanteren, hoeft in de statuten ook het aantal aandelen niet langer te worden vermeld; wel nog de nominale waarde per aandeel. 

Daarnaast blijft het wel, optioneel, toegestaan om een maatschappelijk kapitaal op te nemen in de statuten van de vennootschap; dit maatschappelijk kapitaal dient voor tenminste 20% geplaatst te zijn. Het bedrag van het maatschappelijk, geplaatst en gestort kapitaal en het nominale bedrag van de aandelen mag bovendien in een vreemde geldeenheid luiden of in fracties van centen (dit geldt ook voor de jaarrekening).

Houders van aandelen van een bepaald soort of aanduiding kunnen als orgaan van de vennootschap worden aangewezen zonder dat een nieuw soort aandelen gecreëerd hoeft te worden

Net als bij de BV kunnen houders van aandelen met een bepaalde aanduiding (bijvoorbeeld een letter of cijfer) worden aangewezen als orgaan met bepaalde bevoegdheden - bijvoorbeeld om bepaalde bestuurders te benoemen.

De mogelijkheid om de vennootschap in de akte van oprichting te verbinden voor het betalen van de kosten die gepaard gaan met de oprichting

Door deze wijziging hoeft het bestuur deze kosten niet afzonderlijk te bekrachtigen. In de praktijk worden deze kosten immers in de regel voor rekening van de vennootschap gebracht.

Stemrecht kan op een later moment dan op het moment van vestiging van een pandrecht of recht van vruchtgebruik worden toegekend aan een pandhouder of vruchtgebruiker (door middel van een schriftelijke overeenkomst)

De overgang van stemrecht aan de pandhouder onder opschortende voorwaarde wordt eveneens mogelijk gemaakt. Hetzelfde wordt mogelijk gemaakt indien de pandhouder een persoon is voor wie in principe de blokkeringsregeling zou gelden, zodat de overgang moet worden goedgekeurd door een vennootschapsorgaan - mits de opschortende voorwaarde ten tijde van de goedkeuring bepaalbaar zijn. De goedkeuring zèlf kan zo ook onder diezelfde opschortende voorwaarde worden verleend. 

De wettelijke grens van maximaal 10% van de eigen aandelen of certificaten verpanden wordt afgeschaft

De overige wettelijke vereisten blijven gelden, namelijk dat de aandelen volgestort moeten zijn en dat de algemene vergadering de pandovereenkomst goedgekeurd moet hebben.

Ondertekening van de jaarrekening door bestuurders of commissarissen die tevens alle aandeelhouders zijn, geldt als vaststelling en kwijting

Indien alle aandeelhouders tevens bestuurder of commissaris van de vennootschap zijn, geldt de ondertekening van de jaarrekening door die bestuurders of commissarissen eveneens als vaststelling van de jaarrekening door de aandeelhouders en tot kwijting van de bestuurders en commissarissen. Er zijn hierdoor geen afzonderlijke aandeelhoudersvergaderingen of aandeelhoudersbesluiten meer nodig. De statuten kunnen deze vereenvoudiging van vaststelling van de jaarrekening wel uitsluiten. 

Op dit punt zijn er twee verschillen met de BV: 

• het wetsvoorstel breidt de reikwijdte uit, door deze regeling ook op commissarissen van toepassing te verklaren, en
• álle vergadergerechtigden en niet alleen de óverige vergadergerechtigden (zoals geldt voor de BV) moeten met deze wijze van vaststelling hebben ingestemd. 

Verduidelijking van de jaarvergadering

In het wetsvoorstel wordt verduidelijkt dat de éénmaal per jaar te houden aandeelhoudersvergadering, ook buiten (fysieke) vergadering gehouden kan worden. 

Versoepeling besluitvorming

Conform de regels voor de BV, wordt voorgesteld om ook voor de NV de wijze van besluitvorming te vereenvoudigen. Zo stelt het wetsvoorstel dat het mogelijk moet zijn om ook op andere wijze dan in een (fysieke) vergadering te besluiten; niet langer is daartoe een expliciete statutaire regeling vereist. Het vereiste om met unanimiteit te besluiten buiten vergadering komt zo te vervallen – mits wel alle vergadergerechtigden instemmen met deze wijze van besluitvorming. Verder wordt het mogelijk gemaakt om besluitvorming via elektronische weg te laten plaatsvinden.

De mogelijkheid om buiten Nederland te vergaderen

In de statuten kan een plaats buiten Nederland worden aangewezen om de algemene vergadering te houden. Als de vennootschap na de oprichting een plaats buiten Nederland in de statuten wil aanwijzen, dan moeten alle aandeelhouders vóór de statutenwijziging stemmen en bovendien alle overige vergadergerechtigden hebben ingestemd met de statutenwijziging. Om de algemene vergadering te laten plaatsvinden op een andere plaats dan de in de statuten voorgeschreven locatie is eveneens instemming van alle vergadergerechtigden nodig.

Om te voorkomen dat het de bestuurders en de commissarissen via een eenmalige verre vergaderlocatie feitelijk onmogelijk wordt gemaakt om hun raadgevende stem in de vergadering uit te oefenen, is tevens bepaald dat de bestuurders en de commissarissen voorafgaand aan de besluitvorming in staat moeten worden gesteld om hun advies uit te brengen.

Voorts beoogt het wetsvoorstel de diversiteit te vergroten binnen grotere vennootschappen (NV’s én BV’s):

De benoeming van een lid van de raad van commissarissen bij een beursvennootschap is nietig als deze in strijd is met het ingroeiquotum van ten minste 33,33% mannen en ten minste 33,33% vrouwen

Zolang de raad van commissarissen niet voor ten minste een derde van het aantal leden uit mannen en voor ten minste een derde van het aantal leden uit vrouwen bestaat, is de benoeming van een persoon tot commissaris nietig als deze benoeming de verhouding tussen het aantal mannen en vrouwen niet evenwichtiger zou maken, tenzij sprake is van een herbenoeming. De nietigheid van een dergelijke benoeming heeft echter geen gevolgen voor de rechtsgeldigheid van de besluitvorming waaraan is deelgenomen.

Dit ingroeiquotum is ook van toepassing op uitvoerende en niet-uitvoerende bestuurders in een one tier-board. Voor bestuurders of commissarissen die aangesteld zijn door de Ondernemingskamer geldt het ingroeiquotum niet.

Grote NV’s én BV’s (in de zin van het jaarrekeningenrecht) worden verplicht passende en ambitieuze streefcijfers vast te stellen voor de samenstelling van het bestuur, de raad van commissarissen en eventueel subtop (bijvoorbeeld senior managementfuncties)

Naast het vaststellen van deze streefcijfers moeten vennootschappen concrete plannen maken om de streefcijfers te behalen. Deze informatie dient ook opgenomen te worden in het bestuursverslag.

Daarnaast worden vennootschappen verplicht om jaarlijks binnen tien maanden na afloop van het boekjaar te rapporteren aan de SER over het aantal mannen en vrouwen dat aan het eind van het boekjaar deel uitmaakt van het bestuur en de raad van commissarissen. Hierbij dient ook melding worden te gemaakt van de categorieën werknemers in leidinggevende functies, de doelen in de vorm van een streefcijfer, het plan om deze doelen te bereiken en als één of meer doelen niet bereikt zijn, de redenen daarvoor. Vennootschappen krijgen hierbij een transparantieverplichting. Zo worden deze gegevens ook openbaar gepubliceerd.

Al met al brengen de wijzigingen met betrekking tot de modernisering van het NV-recht een aantal nuttige bepalingen met zich mee waar in de praktijk behoefte aan is. Desondanks zijn de wijzigingen misschien te beperkt en mogelijk al te gedateerd, gezien het feit dat dit wetsvoorstel aansluit bij de wijzigingen voor de BV uit 2012 - aldus verschillende reacties op de consultatie. Een uitgebreidere en meer progressieve behandeling van de modernisering het NV-recht zou niet onwenselijk zijn.

Opvallend zijn uiteraard ook de voorgestelde wijzigingen ten aanzien van de evenwichtigere verdeling tussen mannen en vrouwen. Het wetsvoorstel brengt namelijk een aantal strenge en dringende verplichtingen met zich mee. Waar de verhoudingen tussen man en vrouw naar huidig recht nog ‘vrijblijvend’ is, worden met het wetsvoorstel ingrijpende gevolgen in het leven geroepen om het beoogde resultaat te bereiken. Zodra het wetsvoorstel in werking is getreden, hebben grote vennootschappen acht jaar lang de tijd om de verdeling tussen mannen en vrouwen evenwichtiger te maken (zijnde twee zittingstermijnen van bestuurders en/of commissarissen).