This article is also available in Polish.

In some cases, mediation can be a more effective way to resolve a conflict that has arisen between the parties than litigation. During mediation, a neutral third party – the mediator – supports communication between the parties and helps them agree the terms of settlement. 

However, mediation is not a method that will work in every type of dispute. The choice of mediation as an effective way of resolving disputes largely depends on the existing relationship between the parties and their willingness to continue it. 

Mediation is particularly attractive for parties who, despite the conflict, still care about mutual cooperation. A factor increasing the attractiveness of mediation may be a situation where the dispute hinders the achievement of planned economic goals, and the lack of a quick resolution of the dispute will have a negative economic impact on both parties. In such circumstances, the parties involved in the dispute are most inclined to make mutual concessions in order to normalize the strained relations and the business conducted (e.g., disputes related to unfinished construction contracts). Importantly, in the case of mediation, the parties do not put the final decision in the case in the hands of an independent third party – a court or arbitrator. Thus, the solution established during mediation with the support of a neutral third party will not be a surprise for the parties and will, to the greatest extent, correspond to the mutual economic interests of the parties. 

The significant potential of mediation is evidenced by data provided on the website of the Arbitration Court at the National Chamber of Commerce (see here) and on the website of the International Mediation Center at international chambers of commerce. It is pointed out there that in professional mediation centres, mediations conducted by recognized mediators give the parties an 80% chance of reaching a settlement. 

Such high potential of mediation in resolving disputes arises from the pro-business principles governing the mediation procedure. These include, in particular:

• The principle of voluntariness, which applies to both the initiation stage of the procedure and further participation in the mediation process, from which one can withdraw at any stage;
• The principle of confidentiality, which makes it possible to keep the facts learned during the mediation proceedings secret. An important element of this principle is the guarantee provided by the Civil Procedure Code that effectively relying on the proposals for concessions or other statements made during the mediation proceedings is not possible;
• The principle of impartiality, which requires the mediator to treat all parties equally and mandates that the mediator’s role should be limited to helping the parties reach mutual understanding.

A major advantage of the mediation process is its duration. According to statistics from the Ministry of Justice, the average duration of mediation in economic cases (ref. GC) conducted in 2019 by district and regional courts was on average 3.2 months. By comparison, the average time to resolve an economic case (ref. GC) in 2019 before a district court was 15.6 months, while before a regional court it was 17.4 months.

Although the use of mediation in the dispute resolution process is steadily increasing (according to statistics from the Ministry of Justice, the number of successful mediations from 2013 to 2019 increased more than twofold), the full potential of this method is currently not being utilized.
There is also no doubt that resolving a dispute through mediation is definitely a cheaper option than conducting lengthy court proceedings.
It is therefore worth taking advantage of the still underappreciated potential of mediation and trying to conclusively end a conflict in an amicable manner. Our experienced team is ready to help not only in representing you during the mediation proceedings but also in choosing the appropriate mediation center. 

Statistical information comes from publications of the Ministry of Justice available here and here.

Mediacja skuteczniejszym sposobem rozwiązywania konfliktów niż spór sądowy?

W niektórych przypadkach bardziej efektywnym niż spór sądowy sposobem rozwiązania zaistniałego między stronami konfliktu może być mediacja. W toku mediacji bezstronna osoba trzecia – mediator wspiera komunikację między stronami i ułatwia ustalenie przez nie warunków ewentualnego porozumienia. 

Mediacja nie jest jednak metodą, która sprawdzi się w każdego rodzaju sporze. Wybór mediacji jako efektywnego sposobu rozwiązywania sporów w znacznym zakresie zależy od istniejących między stronami relacji oraz woli ich kontynuacji. 

Mediacja jest szczególnie atrakcyjnym środkiem rozwiązywania sporów dla stron, którym mimo zaistniałego konfliktu dalej zależy na wzajemnej współpracy. Szczególnym czynnikiem zwiększającym atrakcyjność mediacji może być sytuacja, gdy zaistniały spór utrudnia osiągnięcie planowanych celów gospodarczych, a brak szybkiego rozstrzygnięcia sporu znajdzie negatywne odzwierciedlenie ekonomiczne dla obu skonfliktowanych stron. W takiej sytuacji zaangażowane w spór strony są najbardziej skłonne do poczynienia wzajemnych ustępstw w celu unormowania spornych relacji i prowadzonego biznesu (np. spory związane z niezakończonymi umowami o roboty budowlane). Co istotne, w przypadku mediacji strony nie oddają ostatecznego rozstrzygnięcia sprawy w ręce niezależnej od nich osoby trzeciej - sądu czy też arbitra. Tym samym ustalone w toku mediacji przy wsparciu bezstronnej osoby trzeciej rozwiązanie, nie będzie dla stron zaskoczeniem i w najszerszym stopniu będzie odpowiadało wzajemnym interesom ekonomicznym stron. 

O znacznym potencjale mediacji świadczą podawane na stronie Sądu Arbitrażowego przy Krajowej Izbie Gospodarczej dane (zob. tutaj) czy też na stronie Międzynarodowego Centrum Mediacji przy międzynarodowych izbach gospodarczych. Wskazuje się tam, że w profesjonalnych centrach mediacji, mediacje prowadzone przez uznanych mediatorów dają stronom 80 % prawdopodobieństwo zawarcia ugody. 

Tak wysoki potencjał mediacji dla rozwiązania zaistniałego sporu wynika z probiznesowych zasad obowiązujących w procedurze mediacyjnej. Należą do nich w szczególności: 

• zasada dobrowolności, która dotyczy zarówno etapu zainicjowania procedury, jak i dalszego uczestnictwa w procesie mediacji, z którego można zrezygnować na każdym jej etapie;
• zasada poufności, która stwarza możliwość zachowania w tajemnicy faktów, których uczestnicy mediacji dowiedzieli się w trakcie postępowania mediacyjnego. Ważnym elementem tej zasady jest gwarantowana przepisami kodeksu postępowania cywilnego niemożliwość skutecznego powoływania się na składane propozycje ustępstw lub inne oświadczenia składane w toku postępowania mediacyjnego;
• zasada bezstronności, która nakazuje jednakowe traktowanie stron przez mediatora, którego rola powinna ograniczać się do pomocy w dojściu stronom do wzajemnego zrozumienia. 

Dużą zaletą postępowania mediacyjnego jest czas jego trwania. Jak wynika ze statystyk Ministerstwa Sprawiedliwości średni czas trwania mediacji w sprawie od dnia wydania postanowienia o skierowaniu stron do mediacji do zakończenia mediacji w sprawach gospodarczych (sygn. GC) prowadzonych w 2019 r. przez sądy rejonowe i okręgowe wynosił średnio 3,2 miesiąca. Dla porównania średni czas rozpoznania sprawy gospodarczej (sygn. GC) w 2019 r. przed sądem rejonowym wynosił 15,6 miesiąca, zaś przed sądem okręgowym wynosił 17,4 miesiąca. 

Pomimo, że udział mediacji w procesie rozwiązywania sporów dynamicznie wzrasta (zgodnie ze statystykami Ministerstwa Sprawiedliwości liczba skutecznych mediacji od 2013 do 2019 r. wzrosła ponad dwukrotnie), obecnie nie jest wykorzystywany pełen potencjał tej metody. 

Nie ulega także wątpliwości, że rozwiązanie sporu w drodze mediacji to zdecydowanie tańsze narzędzie niż prowadzenie długotrwałego procesu sądowego.

Warto więc wykorzystać wciąż niedoceniany potencjał mediacji i spróbować kompleksowo zakończyć konflikt w sposób polubowny. Nasz doświadczony zespół chętnie pomoże nie tylko na etapie reprezentacji w postępowaniu mediacyjnym, lecz także w doborze odpowiedniego ośrodka mediacyjnego.
Informacje statystyczne pochodzą z publikacji Ministerstwa Sprawiedliwości dostępnych tutaj i tutaj.