Rules on the use of employee portraits

Portrait rights are covered for in the Copyright Act and are also governed by the General Data Protection Regulation (GDPR). As an employer, you are therefore not allowed to simply use photos of employees in a brochure, on the company website, as decoration of the office building or share them on social media, for example. Moreover, a portrait is not per se picture of a person's face, but can also be a general image of a person. What matters is whether the person is recognisable; whether someone who knows the person portrayed would recognise them in the image.

Portrait rights can be a cause of disputes between an employer and an employee. For OR Rendement magazine, Iris van der Heijdt and Maxime van Dort discuss portrait rights. What can you expect as an employer, what should you take into account and how can the Works Council contribute to a policy on the use of visual material of the employees you represent?

Article in OR Rendement (in Dutch)

---

Regels voor het gebruik van portretten van werknemers

Het portretrecht is opgenomen in de Auteurswet en hangt samen met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Als werkgever mag u dus niet zomaar foto’s van werknemers gebruiken in een brochure, op de bedrijfswebsite, als aankleding van het kantoorgebouw of bijvoorbeeld delen via sociale media. Een portret is overigens niet alleen een foto van het gezicht, maar kan ook een algemene afbeelding van een persoon zijn. Waar het om gaat, is of de persoon herkenbaar is; of iemand die de geportretteerde kent, hem in de afbeelding zou herkennen.

Uit het portretrecht kunnen geschillen voortkomen tussen de werkgever en de werknemer. Voor het tijdschrift OR Rendement gaan Iris van der Heijdt en Maxime van Dort in op het portretrecht. Wat kunt u als werkgever verwachten, waar moet u rekening mee houden en hoe kan de OR bijdragen aan een beleid voor het gebruikt van beeldmateriaal van uw achterban?