Financial institutions – Is there only 14 days to prepare an internal whistleblowing procedure?

With the December deadline to implement the Directive on the protection of whistleblowers (the "Directive") fast approaching, we would like to provide you with an overview of the most important issues in this respect. It is to be expected, given the necessity for Member States to implement the Directive by 17 December 2021, that work on the Polish Draft Act on the Protection of Whistleblowers (the "Draft") may progress rapidly. We have already written about the Project in our alert entitled “Publication of the draft law on whistleblowers in Poland”.

In this article we would like to focus on the issue of the very short time that some entrepreneurs will have to implement their obligations under the Draft. 

Will financial institutions, institutions obliged on the grounds of AML and institutions performing activities in the field of transport safety and environmental protection only have 14 days from the announcement of the drafted Act to implement all obligations (regardless of the number of employees)? To which entities exactly will this short 14-day deadline apply?

Instytucje finansowe – tylko 14 dni na przygotowanie wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń?

W związku z nieuchronnie zbliżającym się grudniowym terminem implementacji Dyrektywy w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii („Dyrektywa”), przybliżamy najistotniejsze kwestie związane z tym zagadnieniem. Należy się spodziewać, że w związku z koniecznością implementacji Dyrektywy przez państwa członkowskie do 17 grudnia 2021 r., prace nad polskim projektem ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa („Projekt”) mogą szybko postępować. O Projekcie pisaliśmy już w naszym alercie pt. Ogłoszenie projektu ustawy o sygnalistach.

W niniejszym artykule chcielibyśmy skoncentrować się na kwestii jakże krótkiego czasu, który niektórzy przedsiębiorcy będą mieli na wdrożenie obowiązków wynikających z Projektu. Czy faktycznie jest tak, że instytucje finansowe, instytucje obowiązane na gruncie AML oraz instytucje wykonujące działalność w zakresie bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska będą miały tylko 14 dni od ogłoszenia ustawy na wdrożenie wszystkich obowiązków (niezależnie od liczby zatrudnianych pracowników)? Do których dokładnie podmiotów będzie miał zastosowanie ten krótki 14 dniowy termin?  

Kto i od kiedy objęty jest obowiązkiem wdrożenia regulaminu zgłoszeń wewnętrznych?

Projektowana ustawa ma wejść w życie w terminie 14 dni od dnia jej opublikowania w Dzienniku Ustaw. Od tego ogólnego założenia przewidziany został jeden wyjątek – więcej czasu (aż dwa lata dłużej) na realizację obowiązku wdrożenia regulaminu zgłoszeń wewnętrznych zostało przewidziane dla podmiotów w sektorze prywatnym zatrudniających od 50 do 249 pracowników (art. 62 i 63 Projektu). Wskazane podmioty prywatne powinny bowiem wdrożyć regulamin zgłoszeń wewnętrznych do 17 grudnia 2023 r. Należy jednak podkreślić, że nie wszystkie podmioty ze wskazaną powyżej liczbą pracowników będą mogły z powyższego wyłączenia skorzystać. 

Co do zasady obowiązek wdrożenia regulaminu zgłoszeń wewnętrznych dotyczy pracodawcy zatrudniającego co najmniej 50 pracowników (art. 27 ust. 2 Projektu). Jednocześnie próg ten, nie ma zastosowania do podmiotów objętych zakresem stosowania aktów Unii Europejskiej („UE”) wymienionych w części I.B i II załącznika do Dyrektywy, czyli wykonujących działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska. Wśród podmiotów tych znajdują się, między innymi:

• instytucje kredytowe, w tym banki;
• zakłady ubezpieczeń i reasekuracji;
• dystrybutorzy ubezpieczeń (agenci ubezpieczeniowi, brokerzy ubezpieczeniowi);
• instytucje płatnicze;
• fundusze inwestycyjne, AFI, ZAFI;
• biegli rewidenci i firmy audytorskie; 
• wszystkie instytucje obowiązane na gruncie ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (przykładowo: firmy pożyczkowe, domy maklerskie, firmy leasingowe, SKOKi, kantory, pośrednicy nieruchomości, notariusze, radcowie prawni, adwokaci – jeżeli podlegają tej ustawie);
• przewoźnicy drogowi, lotniczy, kolejowi i morscy; 
• podmioty związane z gospodarką odpadami i emisją gazów cieplarnianych;
  (dalej łącznie „Szczególne Podmioty”).

W związku z tym, powyższe Szczególne Podmioty są zobowiązane do wprowadzenia regulaminu zgłoszeń wewnętrznych, niezależnie od liczby pracowników przez nie zatrudnianych. 

Co więcej, przyjąć należy, że instytucje te nie będą mogły skorzystać z wydłużonego terminu na wdrożenie obowiązków wynikających z Projektu. Choć kwestia ta nie jest jednoznacznie uregulowana w Projekcie (w wersji obecnie procedowanej) i może być przedmiotem dyskusji – to inna interpretacja byłaby trudna do obrony.  

Podsumowując, zgodnie z obecną wersją Projektu, przyjąć należy, że:

• podmioty w sektorze prywatnym zatrudniające więcej niż 250 pracowników; oraz
• Szczególne Podmioty (wymienione powyżej; niezależnie od liczby pracowników);

będą miały tylko 14 dni od dnia ogłoszenia ustawy na wdrożenie obowiązków z niej wynikających. 

Na czym polega obowiązek wdrożenia regulaminu zgłoszeń wewnętrznych?

W Projekcie przyjęto, że podstawą prawną umożliwiającą dokonywanie zgłoszeń wewnętrznych u danego pracodawcy oraz regulującą wewnętrzne kanały i procedury dokonywania tych zgłoszeń przez pracowników (i ewentualnie inne osoby) działania następcze będzie wewnątrzzakładowy akt prawny objęty zakresem definicji prawa pracy (art. 9 Kodeksu pracy), tj. regulamin zgłoszeń wewnętrznych. W przedmiocie ustalenia regulaminu zgłoszeń wewnętrznych zastosowanie znajdzie procedura zbliżona do obowiązującej obecnie przy ustalaniu regulaminu pracy. Jego treść powinna być przedmiotem konsultacji ze związkiem zawodowym. Regulamin zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Pracodawca jest obowiązany zapoznać pracownika z treścią regulaminu zgłoszeń wewnętrznych przed dopuszczeniem go do pracy. Mając na uwadze czas potrzebny na przyjęcie regulaminu oraz krótkie vacatio legis projektowanej ustawy, rekomendowanym jest, aby instytucje objęte obowiązkiem jego wdrożenia rozpoczęły jego przygotowywanie z odpowiednim wyprzedzeniem. Warto zwrócić uwagę, że wiele spośród Szczególnych Podmiotów to podmioty, które na mocy dotychczas obowiązujących przepisów musiały już wcześniej posiadać takie wewnętrzne procedury zgłaszania naruszeń. W szczególności dotyczy to banków czy instytucji obowiązanych na gruncie AML. W tych podmiotach obowiązujące procedury powinny zostać poddane analizie zgodności z Projektem i ewentualnie powinny one zostać dostosowane do nowych regulacji.  

Jakie sankcje grożą za niewdrożenie odpowiednich procedur?

Za brak ustanowienia regulaminu zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych lub za ustanowienie procedury niezawierającej obowiązkowych elementów regulaminu zgłoszeń wewnętrznych, grozić będzie grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 3. Maksymalna wysokość grzywny może wynosić 1.080.000 zł, w wypadku zaś nadzwyczajnego obostrzenia aż do 1.620.000 zł (art. 33 i 38 Kodeksu karnego). Przewidzianą Projektem sankcję należy uznać za dotkliwą, wobec czego warto już rozpocząć przygotowania do wdrożenia przepisów ustawy, w tym dokonać analiz już istniejących w organizacji regulacji i procedur w omawianym zakresie.

Dedykowany zespół warszawskiego biura kancelarii Taylor Wessing służy pomocą oraz wsparciem w przy wdrożeniu wszelkich działań, do których przedsiębiorcy i inne podmioty będą zobowiązani na mocy Dyrektywy.