General meetings of capital companies during the coronavirus pandemic [EN/CZ]

Even during these difficult times the legal obligations regarding the annual general meetings did not disappear. The newsletter provides answers on (i) convening of annual general meeting of Czech limited liability and joint stock companies during the state of emergency, (ii) manner in which the shareholders may participate at such general meetings e.g. per rollam and/or via other electronic means such as video calls, online participation, and on (iii) proposal of new corporate laws dealing with e.g. prolongation of period to approve the ordinary financial statements, expired term of the office of the members of the corporate bodies.

I. Date of a general meeting

Under the Business Corporations Act (the “BCA”), the general meeting of a capital company (i.e. a limited liability company and joint stock company) is generally convened at least once in the accounting period (in particular for the purpose of approval of ordinary financial statements and distribution of profits or losses), provided that the date, time and place of the general meeting must not unduly restrict the right of shareholders to attend the general meeting. [1]

If the general meeting was convened e.g. on a date when, according to government measures, the gathering of a larger number of persons would be allowed but the ban on the entry of foreigners into the Czech Republic would still apply, objections or even proposals of foreign shareholders, denied the possibility to physically attend the general meeting, to declare the resolution of the general meeting invalid can be imagined. It is possible under the BCA that the set date, time and place of the general meeting can be restrictive to some shareholders if such difficulties can be overcome with reasonable effort. However, this is always subject to individual judgement.

Under certain conditions, the BCA offers the possibility of voting by using technical means or additional exercise of voting rights; alternatively, the concerned shareholder may also elect a proxy to represent the shareholder at the general meeting. Last but not least, the date of the general meeting must be adapted to the possibilities of members of the company’s bodies who are legally obliged to attend the general meeting. Although individual members of the company's bodies may be excused for not attending the general meeting, their absence could, as a last resort, lead, in connection with other circumstances e.g. to proposal(s) for the invalidity of the resolution(s) of the general meeting (for violation of the rights of shareholders to be informed, respectively shareholders’ rights to demand and receive explanations).

In order to mitigate the effects of extraordinary measures taken to prevent the spread of the SARS CoV-2 coronavirus, the Ministry of Justice of the Czech Republic has proposed a new act on certain measures to mitigate the effects of the coronavirus epidemic which deals, among other things, with some current corporate issues relating not only to capital companies (the “Proposal”). As of the date of this newsletter, the Proposal had been submitted to the Senate following its approval by the Chamber of Deputies. The individual points of the Proposal relating to the general meetings of capital companies and their agenda in the context of other selected legal obligations are listed below.

II. Legal obligations related to the general meeting

The statutory obligations relate primarily to the accounting records of the companies, i.e. to the discussion and publishing of the financial statements, and/or annual report of the company. Regardless of the declared state of emergency, the obligations laid down by law continue to exist and violations thereof may lead to sanctions. However, under the Proposal, certain deadlines are prolonged during the duration of the extraordinary measures during the epidemic (which means emergency measures adopted by the government of the Czech Republic during the state of emergency and extraordinary measures issued by the Ministry of Health or regional hygiene stations; hereinafter referred to as “extraordinary measures”).

1. Obligations under the BCA

Under normal circumstances, it is necessary under the BCA to discuss the financial statements for the previous accounting period within six (6) months from the end of this accounting period. In many companies, the accounting period coincides with the calendar year, so the financial statements should be discussed by 30 June of the particular year.

The Proposal extends the deadlines for the discussion of the ordinary financial statements by three (3) months from the date of the end of the extraordinary measures. However, the ultimate limit for the discussion of ordinary financial statements is 31 December 2020. This measure does not affect public-law obligations of companies, such as filing a tax return.

2. Obligations under the Act on Accounting and the Act on Auditors

The Act on Accounting stipulates an obligation to publish the financial statements, respectively annual report in the collection of documents of the Commercial Register. Companies subject to the audit of financial statements are obliged to publish the financial statements and the annual report after their audit and approval by the general meeting within thirty (30) days of the fulfilment of both conditions, and no later than twelve (12) months from the balance sheet date. If the financial statements and the annual report are published in an unapproved version, it must be stated at the same time as the publication thereof that the accounting records have not been approved in the way stipulated by law.

3. Obligations under the Capital Market Undertakings Act

Issuers of securities admitted to trading on a European regulated market are required by the Capital Market Undertakings Act to publish an annual report (including audited financial statements and a full auditor's report) no later than four (4) months after the end of accounting period.

III Other participation of shareholders in the general meeting and decisions per rollam

1. Other participation of shareholders in the general meeting

Shareholders are not obliged to attend the general meeting physically, but they are also entitled (in a limited liability company as well as in a joint stock company) to attend the general meeting under certain conditions by using technical means (e.g. videoconferencing, online communication programs, mobile applications, etc.). Under the Proposal, this possibility may no longer be expressly stipulated in a memorandum of association or statutes, as required by the BCA. However, a memorandum of association or statutes may provide more detailed terms and conditions of such participation in the general meeting (e.g. a method of verifying the identity of shareholders by a password or a code), and if this is not the case, this falls under the Proposal within the competence of the statutory body, provided that these conditions must be notified to the shareholders in good time before the decision is taken. If a situation when the shareholder of a limited liability company could not attend the general meeting by using technical means (due to e.g. loss of internet connection or application malfunction) occurs, such shareholder may deliver his (dis)approval to the proposed resolution within 7 days of the date of the general meeting, unless this is excluded by the memorandum of association or if this period is stipulated differently in the memorandum of association.

Another possibility of other participation in the general meeting by using technical means is through so-called correspondence voting, when the shareholders cast their votes before the general meeting, provided that the time limit for the statement of the shareholder of a joint stock company running from the delivery of the invitation to the general meeting must be at least 15 days. To minimize the risk of challenging the shareholder’s identification, we recommend (if possible) an official verification of a shareholder’s signature on a document with a statement of the shareholder, and in the case of voting electronically, we recommend at least guaranteed electronic signature of the relevant document. In the case of decisions taken at the general meeting that have to be certified by a notarial deed, it is advisable to agree with a particular notary in advance whether he will consider e.g. the intended method of verifying the identity of the shareholder as sufficient.

2. Decisions per rollam

Decisions taken outside of the general meeting (decisions per rollam) are possible under the Proposal in a limited liability company and in a joint stock company even if the memorandum of association or statutes do not expressly allow it. This type of decision-making takes essentially three steps: (1) sending drafts of resolutions, (2) delivery of the shareholder’s consent to the drafts of resolutions to the convener of the general meeting, and (3) announcing the results of voting and the date of adoption of the resolution to the shareholders

Under the Proposal, if the general meeting using technical means was convened or the decision per rollam was initiated before the date of termination of extraordinary measures, it will be completed under the terms of the Proposal.

IV. Consequences of postponing the date of the general meeting

1. Payment of share of profit

As the share of profit is determined on the basis of the financial statements approved by the general meeting, it is not possible to decide on the distribution of profit before the financial statements are approved.

Ordinary financial statements for a given accounting period may serve as a basis for a decision on profit distribution until the end of the following accounting period. However, the condition for the payment of share of profit under the BCA is the fulfilment of the test of insolvency (i.e. the company must not cause itself a bankruptcy by payment of share of profit).

In the period prior to the decision of profit distribution, companies may consider an advance payment on the share of profit. The statutory body decides on the payment of such advance. However, the payment cannot be made if the company would cause itself a bankruptcy by this advance payment. Although under the BCA the advance is paid on the basis of the interim financial statements, according to the professional literature the advance can be paid also on the basis of the ordinary financial statements (even before its approval by the general meeting).

After the decision of the company on the distribution of profit, the advance payment on the share of profit must be settled. If the company decides to distribute the profit in a smaller amount than the advance payment, or if the company does not decide on the distribution of profit at all, the shareholder is obliged to return the advance or part thereof.

2. Late payment of remuneration for members of the company’s bodies

In the event that the agenda of the general meeting includes the approval of contracts for the performance of office or other consideration in favour of the current members of the company’s bodies and the general meeting is subsequently postponed to a later date, the later approval of these remunerations and thus their late payment may be envisaged.

However, for the period until the postponed general meeting is held, the member of the body of the company shall be entitled to the usual remuneration, as in this case the contract for the performance of office would not be approved without undue delay after establishing of an office of the member of company’s body due to impediments on the part of the capital company. In addition to approving the contract for the performance of office, the company may also decide to award the agreed remuneration to a member of the company’s body for the period from the conclusion of the contract for the performance of office until its approval.

3. Extension of term of office of members of the company’s bodies and co-optation

The Proposal also regulates situations in which the term of office of members of the company's bodies expires at the time of extraordinary measures and, due to the postponement of the general meeting, the company's body would remain, even partially, unoccupied.

The term of office of a member of a company’s body which expiries in the period of extraordinary measures (but already when the Proposal is in force) and also in the period of one (1) month from the day following the end of extraordinary measures shall be automatically extended to three (3) months after the day following the end of the emergency measures. If a member of the body does not agree with the extension of his term of office, he must deliver his disagreement to the company (not later than the expiry date of the term of office before its extension), and his term of office will not be extended.

As for the term of office of a member of a company’s body which expiries in the period from adoption of extraordinary measures until the date when the Proposal enters into force, the performance of the office shall be renewed unless an another member has been appointed or elected to this vacant office before the Proposal enters into force. The office of a member of the company’s body shall be renewed on the date of delivery to the company of his consent to the resumption of his office and shall expire three (3) months after the day following the end of the emergency measures.

If the number of members of the elected body of the company does not drop below half, this body may under the Proposal appoint substitute members until the next general meeting (co-optation), even if this procedure is not allowed by the memorandum of association or statutes. However, in such a case, the appointment of a co-opted member shall be subject to the consent of each single member of that body.

4. Postponement of the general meeting and a new general meeting

If the general meeting of a joint stock company is convened on a certain date, which, however, due to the extraordinary situation will subsequently appear to the convener as unsuitable, the holding of the general meeting may be postponed. In such a case, the company is obliged to report the fact in the manner stipulated for convening the general meeting at least one (1) week before the date of holding of the general meeting. When stipulating a new date and convening a new general meeting, it is necessary to comply with all legal provisions stipulated for convening the general meeting, unless all shareholders agree to not comply with the legal requirements (therefore, it has to be a general meeting with the participation of all shareholders) and the admissibility of this procedure is explicitly set out in the statutes of the company.

If you are dealing with any of the above stated issues or have any other questions connected to the current situation, please do not hesitate to contact us. We remain at your disposal.

Valné hromady kapitálových společností v čase koronaviru

I v této náročné době musí být dodrženy zákonné povinnosti týkající se výročních valných hromad. Náš newsletter odpovídá na otázky týkající se (i) svolávání výroční valné hromady kapitálových společností; (ii) způsobu, jakým se mohou akcionáři/společníci takových valných hromad účastnit např. per rollam nebo s využitím jiných technických prostředků jako jsou video-konference, online účast; a dále (iii) návrhu zákona o některých opatřeních ke zmírnění dopadů epidemie koronaviru týkající se mimo jiné i korporátních záležitostí jako např. prodloužení lhůty ke schválení řádné účetní závěrky, uplynutí funkčního období členů orgánů společnosti apod.

I. Termín konání valné hromady

V souladu s úpravou zákona o obchodních korporacích (dále jen „ZOK“) obecně platí, že valná hromada kapitálových společností (tj. společnosti s ručením omezeným a akciové společnosti) se svolává alespoň jednou za účetní období (a to zejména za účelem schválení řádné účetní závěrky a rozdělení zisku či úhrady ztrát), přičemž platí, že stanovené datum, hodina a místo konání valné hromady nesmí nepřiměřeně omezovat právo společníků resp. akcionářů se valné hromady účastnit. [2]

Pokud by valná hromada byla svolána například na datum, kdy dle vládních opatření již bude povoleno shromažďování většího počtu osob, ale zákaz vstupu cizinců do České republiky bude stále platit, lze si představit námitky či dokonce návrhy zahraničních společníků/akcionářů na vyslovení neplatnosti usnesení valné hromady, kterým by tímto způsobem byla odepřena možnost účastnit se valné hromady fyzicky.

ZOK připouští, aby stanovené datum, doba a místo jednání byly do určité míry vůči některým společníkům/akcionářům omezující, jsou-li takové obtíže při vynaložení přiměřeného úsilí překonatelné. To je ovšem vždy předmětem individuálního posouzení. ZOK za splnění určitých podmínek nabízí možnost hlasování s využitím technických prostředků či dodatečný výkon hlasovacího práva, případně si dotčený společník/akcionář pro zastupování na valné hromadě také může zvolit zmocněnce. V neposlední řadě je potřeba pamatovat na to, aby datum konání valné hromady bylo přizpůsobeno možnostem členů orgánů společnosti, kteří mají ze zákona povinnost se valné hromady účastnit. Ačkoliv se individuální členové orgánů mohou z účasti na valné hromadě omluvit, jejich nepřítomnost by v krajním případě mohla vést, ve spojení s dalšími okolnostmi, například až k návrhům na neplatnosti (či neplatnosti) usnesení valné hromady (pro porušení práv společníků být informováni resp. práv akcionářů požadovat a obdržet vysvětlení).

Za účelem zmírnění dopadů mimořádných opatření přijatých k zamezení šíření koronaviru SARS CoV-2 řešící mimo jiné i některé aktuální korporátní záležitosti týkající se nejen kapitálových společností, Ministerstvo spravedlnosti České republiky navrhlo přijetí zákona o některých opatřeních ke zmírnění dopadů epidemie koronaviru (dále jen „Návrh“). Ke dni vydání tohoto příspěvku byl Návrh schválen Poslaneckou sněmovnou a postoupen k projednání do Senátu.

Jednotlivé body Návrhu vztahující se k valným hromadám kapitálových společností a jejich agendě v kontextu dalších vybraných zákonných povinností uvádíme níže.

II. Zákonné povinnosti související s konáním valné hromady

Zákonné povinnosti se vztahují především k účetním záznamům společností, tj. projednání a zveřejnění účetní závěrky resp. výroční zprávy společnosti. Bez ohledu na vyhlášený nouzový stav trvají povinnosti stanovené zákonem i nadále a jejich porušení může vést k uložení sankcí. Dle Návrhu však během trvání mimořádného opatření při epidemii (kterým se rozumí krizová opatření přijatá vládou České republiky v době nouzového stavu a mimořádná opatření vydaná Ministerstvem zdravotnictví resp. krajskými hygienickými stanicemi; dále jen „mimořádná opatření“) dochází k prodloužení některých lhůt.

1. Povinnosti dle ZOK

Za běžného stavu je dle ZOK nutno projednat účetní závěrku za předcházející účetní období do šesti (6) měsíců od skončení tohoto účetního období. V řadě společností se účetní období shoduje s kalendářním rokem, tzn. účetní závěrka by měla být projednána do 30. června daného roku.

Návrh prodlužuje lhůty k projednání řádné účetní závěrky, a to o tři (3) měsíce ode dne skončení mimořádných opatření. Nejzazší hranicí k projednání účetní závěrky je však 31. prosince 2020. Uvedeným opatřením však nejsou dotčeny veřejnoprávní povinnosti společností, např. podání daňového přiznání.

2. Povinnosti dle zákona o účetnictví a zákona o auditorech

Zákon o účetnictví stanoví povinnost zveřejnit účetní závěrku resp. výroční zprávu formou jejich uložení do sbírky listin obchodního rejstříku. Společnosti s povinností auditu účetní závěrky zveřejňují účetní závěrku a výroční zprávu po jejich ověření auditorem a schválení valnou hromadou do třiceti (30) dnů od splnění obou podmínek, nejpozději do dvanácti (12) měsíců od rozvahového dne zveřejňované účetní závěrky. Zveřejňují-li se účetní závěrka a výroční zpráva v neschváleném znění, je nutno uvést současně se zveřejněním informaci, že dané účetní záznamy nebyly schváleny zákonem stanoveným způsobem.

3. Povinnosti dle zákona o podnikání na kapitálovém trhu

Emitenti cenných papírů přijatých k obchodování na evropském regulovaném trhu mají dle zákona o podnikání na kapitálovém trhu povinnost uveřejnit výroční zprávu (obsahující účetní závěrku ověřenou auditorem a zprávu auditora v plném znění) nejpozději do čtyř (4) měsíců od skončení účetního období.

III. Jiná účast společníka na valné hromadě a rozhodování per rollam

1. Jiná účast

Společníci/akcionáři se valné hromady nemusí účastnit jenom fyzicky, ale mají možnost (jak v s.r.o., tak v a.s.) se za splnění určitých podmínek účastnit s využitím technických prostředků (např. videokonference, online komunikační programy, mobilní aplikace apod.). Dle Návrhu tuto možnost již nemusí výslovně připouštět či upravovat společenská smlouva nebo stanovy, tak jak je to vyžadováno ZOK. Společenská smlouva či stanovy však můžou stanovit podrobnější podmínky této účasti (např. způsob ověření totožnosti společníků pomocí stanoveného hesla nebo kódu), a pokud tomu tak není, dle Návrhu toto spadá do kompetence statutárního orgánu s tím, že tyto podmínky musí společníkům/akcionářům oznámeny v dostatečném předstihu před rozhodováním. Pokud dojde k situaci, kdy se společník s.r.o. nemohl účastnit valné hromady s využitím technických prostředků (kvůli např. ztrátě internetového připojení nebo nefunkčnosti aplikace), může takový společník s.r.o. doručit svůj (ne)souhlas s navrhovaným usnesením do 7 dnů od konání valné hromady, ledaže to vylučuje společenská smlouva nebo je zde tato lhůta upravena odlišně.

Další možnost jiné účasti na valné hromadě s využitím technických prostředků je tzv. korespondenční hlasování, kdy společníci/akcionáři odevzdají své hlasy před jednáním valné hromady, přičemž u a.s. musí být lhůta pro vyjádření akcionáře, která běží od doručení pozvánky na valnou hromadu, minimálně 15 dnů. Pro minimalizaci rizika zpochybnění identifikace společníka/akcionáře doporučujeme (pokud je to možné) na dokumentu, na kterém je zachycen projev vůle společníka/akcionáře, úřední ověření podpisu a v případě, že bude hlasování provedeno elektronicky, alespoň zaručený elektronický podpis příslušného dokumentu. V případě rozhodnutí přijímaných na valné hromadě, které je potřeba osvědčit notářským zápisem, je vhodné se předem domluvit s konkrétním notářem, zda bude považovat např. určený způsob ověření totožnosti společníka/akcionáře za dostatečný.

2. Rozhodování per rollam

Rozhodování mimo jednání valné hromady (tzv. per rollam) je v s.r.o. i a.s. dle Návrhu možné i tehdy, když to společenská smlouva či stanovy výslovně nepřipouští. Tento způsob rozhodování probíhá v zásadě ve třech krocích: (1) rozeslání návrhů rozhodnutí, (2) doručení souhlasu společníka/akcionáře s návrhem usnesení svolavateli valné hromady, a (3) oznámení výsledků hlasování a dne přijetí rozhodnutí společníkům/akcionářům.

Dne Návrhu pak platí, že pokud byla valná hromada s využitím technických prostředků svolána nebo rozhodování per rollam bylo zahájeno přede dnem skončení mimořádných opatření, dokončí se za podmínek obsažených v Návrhu.

IV. Důsledky odložení termínu valné hromady

1. Výplata podílu na zisku

Vzhledem k tomu, že podíl na zisku se stanoví na základě účetní závěrky schválené valnou hromadou, nelze před schválením účetní závěrky rozhodnout o rozdělení zisku. Řádná účetní závěrka za stanovené účetní období může sloužit jako podklad pro rozhodnutí o rozdělení zisku až do konce následujícího účetního období. Podmínkou výplaty zisku dle ZOK je však splnění testu insolvence (tzn. společnost si výplatou zisku nesmí přivodit úpadek).

V období před rozhodnutím o rozdělení zisku mohou společnosti zvážit výplatu zálohy na podíl na zisku. O výplatě takové zálohy rozhoduje statutární orgán. Výplatu však nelze provést, pokud by si tím společnost přivodila úpadek. Ačkoliv se dle ZOK záloha vyplácí na základě mezitímní účetní závěrky, dle odborné literatury lze zálohu vyplatit i na základě řádné účetní závěrky (i před jejím schválením valnou hromadou).

Poté, co společnost rozhodne o rozdělení zisku, je třeba vyplacenou zálohu na podíl na zisku vypořádat. Rozhodne-li společnost o rozdělení zisku v menší výši, než v jaké byla vyplacena záloha, popř. nerozhodne-li o rozdělení zisku vůbec, vzniká společníkovi/akcionáři povinnost danou zálohu resp. její část vrátit.

2. Opožděná výplata odměn členů orgánů

V případě, že by na pořad jednání valné hromady bylo zařazeno schválení smluv o výkonu funkce nebo jiného plnění ve prospěch stávajících členů orgánů a valná hromada by následně byla odložena na pozdější datum, lze počítat s pozdějším schválením těchto odměn a tedy i jejich opožděnou výplatou.

Po dobu do konání odložené valné hromady však bude mít člen orgánu nárok na odměnu obvyklou, neboť v daném případě by smlouva nebyla schválena bez zbytečného odkladu po vzniku funkce člena z důvodu překážek na straně obchodní korporace. Společnost by případně kromě schválení smlouvy o výkonu funkce mohla také rozhodnout o zpětném přiznání smluvené odměny za období od uzavření smlouvy o výkonu funkce až do jejího schválení.

3. Prodloužení funkčního období členů orgánů a kooptace

Návrh upravuje také situace, kdy dojde ke skončení funkčního období členů orgánů společnosti v době mimořádných opatření a z důvodů odloženého konání valné hromady by orgán společnosti zůstal, byť i pouze částečně, neobsazen.

Členu orgánu společnosti, kterému uplyne funkční období v době trvání mimořádných opatření (ovšem již za doby účinnosti Návrhu) a také v období jednoho (1) měsíce ode dne následujícího po dni skončení mimořádných opatření, se funkční období automaticky prodlouží do uplynutí tří (3) měsíců ode dne následujícího po dni skončení mimořádných opatření. Pokud člen orgánu s prodloužením funkčního období nebude souhlasit, musí svůj nesouhlas doručit společnosti (a to nejpozději do dne uplynutí funkčního období před jeho prodloužením) a jeho funkční období se pak neprodlouží.

Členu orgánu společnosti, kterému uplyne funkční období v době mezi dnem přijetí mimořádných opatření a dnem nabytí účinnosti Návrhu, se funkce obnoví, pokud za tohoto člena nebyl na uvolněné místo ještě před nabytím účinnosti Návrhu jmenován nebo zvolen jiný člen. Funkce člena orgánu se obnoví dnem doručení jeho souhlasu s obnovením jeho funkce společnosti a zanikne uplynutím tří (3) měsíců ode dne následujícího po dni skončení mimořádných opatření.

Neklesne-li počet členů voleného orgánu společnosti pod polovinu, může tento orgán dle Návrhu jmenovat náhradní členy do příštího zasedání valné hromady (kooptace) i v případě, že to společenská smlouva či stanovy společnosti nepřipouští. V takovém případě je však podmínkou jmenování kooptovaného člena souhlas všech stávajících členů daného orgánu.

4. Odložení valné hromady a nová valná hromada

Bude-li valná hromada akciové společnosti svolána na určitý termín, který se však vzhledem k mimořádné situaci svolavateli bude následně jevit jako nevhodný, lze konání valné hromady odložit. Společnost je v takovém případě povinna oznámit danou skutečnost způsobem stanoveným pro svolání valné hromady alespoň jeden (1) týden před konáním valné hromady. Při stanovení nového termínu a svolání nové valné hromady je nutno dodržet veškerá zákonná ustanovení stanovená pro svolání valné hromady, ledaže s nedodržením požadavků zákona souhlasí všichni akcionáři (musí jít o valnou hromadu s účastí všech akcionářů) a přípustnost tohoto postupu je výslovně zakotvena ve stanovách společnosti.

Pokud řešíte některý z výše uvedených problémů nebo jakékoliv jiné otázky spojené se současnou situací, neváhejte se na nás, prosím, obrátit. Jsme tu pro Vás. Údaje uvedené v tomto dokumentu jsou aktuální ke dni 14. dubna. 2020. Považujte tento materiál pouze za informativní. Nejedná se o podklad ke konkrétním o

[1] The subject of this newsletter is not the convening of general meetings in other cases required by the BCA or other legal regulations (e.g. dealing with imminent bankruptcy).

[2] Předmětem tohoto příspěvku není svolání valné hromady v dalších případech vyžadovaných ZOK či jinými
 právními předpisy (např. projednání hrozícího úpadku)