7 FAQ about COVID-19 and events - Eventix and Taylor Wessing

Since 10 March it is known that several Dutch people are infected with the Coronavirus. The virus is also beginning to have bigger impact on our daily lives in the Netherlands. Whilst there is currently no cure for the virus, much of the attention is focused on prevention: how do we prevent more people from becoming infected? One of the measures mentioned is preventing large groups of people from getting together without it being strictly necessary. For example, Prime Minister Rutte is now calling for people to work from home in Brabant wherever possible. Update (19 March 2020): everyone in the Netherlands has now been asked to work from home wherever possible and all schools and childcare are closed, except for children of parents who are key workers (eg care workers, the police or teachers).

As a result, more and more events are being cancelled and many organisers are also (or have to) consider postponing or even cancelling their festivals or other event. This raises many questions, including how to act as an organiser with regard to your (ongoing) ticket sales. In this FAQ (Frequently Asked Questions) Eventix, as provider of the ticket sales system, and Taylor Wessing answer a number of frequently asked questions by organisers.

The FAQ is available in Dutch only.

Inmiddels (10 maart 2020) is bekend dat diverse Nederlanders besmet zijn met het Coronavirus. Het virus begint ook in Nederland een steeds grotere impact op ons dagelijks leven te hebben. Nu een geneesmiddel voor het virus ontbreekt, gaat een groot gedeelte van de aandacht naar preventie: hoe voorkomen we dat meer mensen besmet worden? Eén van de maatregelen die in dat verband logischerwijs wordt genoemd, is voorkomen dat grote groepen mensen bij elkaar komen zonder dat het strikt noodzakelijk is. Zo wordt inmiddels door premier Rutte opgeroepen om in Brabant waar mogelijk zelfs thuis te werken. Update (19 maart 2020): inmiddels wordt iedereen in Nederland opgeroepen om waar mogelijk thuis te werken en zijn de scholen en kinderopvang gesloten, behalve voor kinderen van ouders werkzaam in cruciale beroepen (denk aan de zorg, de politie of leraren).

Het gevolg hiervan is dat steeds meer events worden afgelast en veel organisatoren ook (moeten) overwegen om bijvoorbeeld hun festival of andere bijeenkomst uit te stellen of zelfs te annuleren. Dit roept veel vragen op, waaronder de vraag hoe je als organisator moet handelen met betrekking tot jouw (lopende) ticketverkopen. Wij (Eventix – als provider van ticketverkoopsysteem en Taylor Wessing – advocatenkantoor van diverse organisatoren) helpen je in deze FAQ (Frequently Asked Questions) graag bij het beantwoorden van een aantal vaak door organisatoren gestelde vragen.

Kan mijn evenement doorgaan?

Op dit moment (10 maart 2020) is er in Nederland nog geen landelijk advies vanuit de overheid of een coördinerende instantie (zoals het RIVM) om alle evenementen in Nederland niet door te laten gaan. Ook is nog onduidelijk of er op een later moment richtlijnen over het cancelen van events centraal zullen worden voorgeschreven vanuit de overheid. De burgermeesters van Tilburg, Den Bosch en Eindhoven hebben vanmiddag wel laten weten dat een aantal grote evenementen in Brabant dit weekend niet door kan gaan gaan vanwege het Coronavirus. Zo is er een aantal wedstrijden in de Eredivisie afgelast, is de opzet van het paardensport evenement Indoor Brabant verplicht aangepast en is het Dancefeest Pussy Lounge in Best gecanceld. Update (19 maart 2020): inmiddels heeft de overheid ook besloten dat alle evenementen en bijeenkomsten met meer dan 100 mensen worden afgelast. Dit geldt ook voor publieke locaties zoals musea, concertzalen, theaters, sportclubs en sportwedstrijden. In aanvulling daarop zijn alle eet- en drinkgelegenheden, sport- en fitnesclubs, sauna’s en seks gerelateerde bedrijven op last van de overheid gesloten.  Hierdoor kunnen heel veel events niet doorgaan.

De beslissing of een event door kan gaan, zal dus steeds van geval tot geval moeten worden nagegaan en hangt onder meer af van de meest actuele situatie omtrent het virus en de specifics van het betreffende event (de omvang, locatie en overige factoren). We adviseren dan ook om de website van het RIVM voor de meest actuele informatie in de gaten te houden: https://www.rivm.nl/nieuws/actuele-informatie-over-coronavirus.

Wanneer moet ik mijn evenement annuleren of uitstellen?

Bij de vraag of je als organisator er goed aan doet om je event te annuleren of uitstellen, spelen diverse factoren een rol. Het organiseren van een groot event kost enorm veel tijd en moeite en veel mensen worden geraakt door de beslissing om een bijeenkomst af te lassen of uit te stellen.

Als organisator zal je een belangafweging moeten maken of je van mening bent dat jouw event in deze situatie beter kan worden uitgesteld of niet meer door kan gaan. Als voor het succesvol hosten van het event noodzakelijk is dat bezoekers van over de hele wereld langskomen, dan kan bijvoorbeeld meespelen dat bezoekers uit sommige landen niet meer kunnen reizen of zich momenteel bevinden in een risicogebied. Uiteindelijk is de beslissing aan jou als organisator.

Indien er vanuit de overheid een wettelijk voorschrift komt dat verbiedt om evenementen in een bepaalde vorm door te laten gaan, zal je dit als organisator in je afweging mee moeten nemen. Afhankelijk van de betreffende regelgeving, kan het noodzakelijk zijn om dit event te annuleren of uit te stellen. Volg daarbij het advies op van de overheid en hou de meest actuele informatie van het RIVM in de gaten.   

Wanneer is sprake van een overmacht en kan ik mijn event annuleren?

Als organisator van een event sluit je bij de verkoop van een ticket een overeenkomst met de koper van het ticket. Het gaat daarbij om een wederkerige overeenkomst waarbij de koper (onder meer) verplicht is om zijn ticket te betalen in ruil voor het mogen bijwonen van het evenement. Vaak hanteren organisatoren van evenementen algemene voorwaarden die van toepassing zijn op deze overeenkomst en waar onder meer zaken als aansprakelijkheid van de organisatie en de betalingstermijn voor de event-bezoeker zijn geregeld.

Indien je als organisator een evenement organiseert heeft de bezoeker op basis van de wet in principe het recht dat het evenement op de geplande datum wordt gehost en de consument dit bij mag wonen in ruil voor de ticketprijs. Hier zijn echter wettelijke uitzonderingen op. Bijvoorbeeld indien sprake is van een situatie waarin het voor een organisator onmogelijk is om zijn deel van de overeenkomst na te komen en sprake is van overmacht. 

Indien je met succes een beroep op overmacht kan doen, ben je als organisator niet gehouden om het evenement door te laten gaan. De vraag of sprake is van overmacht door de dreiging van het Coronavirus en of het annuleren noodzakelijk is zal afhangen van de omstandigheden van het geval en steeds per event moeten worden beoordeeld. De algemene dreiging van het Coronavirus is daarvoor op zichzelf onvoldoende. Indien de overheid echter een wet of maatregel heeft afgekondigd die de prestatie (de organisatie van het festival) verbiedt of bemoeilijkt is de kans wel groot dat je met succes een beroep op ‘overmacht’ kunt doen, mocht je besluiten tot het annuleren van je event.  Kortom: het hangt af van wat de overheid nu precies besluit en wat dat voor jouw evenement betekent.

Naast dat overmacht is geregeld in de wet, kan het zo zijn dat een organisator algemene voorwaarden hanteert waarin wordt omschreven wanneer sprake is van een overmachtssituatie. In dat geval is het overmachtsbegrip in de algemene voorwaarden in principe leidend. Een overmachtsbeding mag op basis van het consumentenrecht echter niet onredelijke bezwarend zijn.  De advocaten van Taylor Wessing kunnen checken of je algemene voorwaarden aan alle regels voldoen en een set voorwaarden voor jouw organisatie opstellen.

Update (19 maart 2020): hoe zit het dan als je in de huidige situatie een nieuw event inplant en organiseert en daar kaarten voor verkoopt? Wees je in dat geval bewust van het risico dat een beroep op overmacht mogelijk niet slaagt. Voor overmacht is namelijk vereist dat sprake is van een ‘onvoorziene omstandigheid’ die er voor zorgt dat je event niet door kan gaan. Mochten de overheidsmaatregelen door het Coronavirus later op dusdanige wijze worden aangescherpt dat jouw evenement moet worden gecanceld, is lastiger te beargumenteren dat die omstandigheid onvoorzien is. De minister-president heeft namelijk al aangegeven dat een totale lock-down in de toekomst niet wordt uitgesloten en veel andere landen zijn daar zelfs al toe overgegaan. Kortom: denk goed na van te voren en wees je bewust van de risico’s.

Moet ik de volledige ticketprijs terug betalen of een deel daar van?

Indien succesvol een beroep kan worden gedaan op overmacht is de organisator van een event op basis van de wet in principe niet gehouden om de consument (het volledige) aankoopbedrag terug te betalen. Je bent als organisator namelijk niet verplicht om een festival te hosten als dat in strijd is met een besluit vanuit de overheid. Je kunt in die situatie bijvoorbeeld besluiten om het evenement niet door te laten gaan of om het (tot nader order) uit te stellen. Je zult dit uiteraard wel duidelijk moeten communiceren aan personen die een kaartje voor het evenement hebben gekocht. Update (19 maart 2020): indien je als organisator een beroep kunt doen op overmacht, dan betekent dit daarnaast dat je als organisatie niet gehouden bent om de schade die een bezoeker lijdt als gevolg van jouw tekortkoming (het niet laten plaatsvinden van het evenement) te vergoeden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan reeds geboekte vluchten of hotelovernachtingen. Het vergoeden van schade staat los van de vraag in hoeverre je als organisator gehouden bent om de ticketprijs te vergoeden bij overmacht.

Het is echter wel zo dat een consument het recht heeft om – als je je als organisator beroept op overmacht en het festival annuleert of tot nader order uitstelt – de overeenkomst te ontbinden. Als de consument hiertoe overgaat, ben je als organisator alsnog gehouden om de ticketprijs terug te betalen. Er is immers sprake van een tekortkoming van jou als organisator omdat het festival niet op de afgesproken datum plaatsvindt. Het is in principe aan de consument om hier een beroep op te doen.

Verder is van belang dat online koper van tickets op basis van de Wet Koop of Afstand – anders dan bij de aankoop van een fysiek product zoals een stofzuiger of tandenborstel – niet het recht toekomt om de overeenkomst binnen 14 dagen na aankoop te ontbinden (het zogenaamde herroepingsrecht). De wet maakt een uitzondering van een aantal overeenkomsten, onder meer op de kaartverkoop voor een event. 

Mocht je als organisator algemene voorwaarden hanteren die van toepassing zijn op de verkoop van je tickets, dan is van belang wat daarin is opgenomen over het terugbetalen van (een deel van) de ticketprijs in geval van overmacht.  Wees je daarbij bewust van het feit dat het uitsluiten van een terugbetalingsplicht niet zo maar is toegestaan. De algemene voorwaarden mogen niet in strijd zijn met de consumentenrecht regels en niet onredelijk bezwarend zijn. Laat deze voorwaarden daarom altijd opstellen of checken door een jurist of advocaat.

Update (19 maart 2020): vanuit praktisch oogpunt kan je er, indien je het event moet annuleren of uitstellen, als organisator in sommige gevallen het beste voor kiezen – los van dat je wellicht niet direct zonder ontbinding van de overeenkomst door de bezoeker gehouden bent om de ticketprijs te vergoeden – om zelf de overeenkomst met alle bezoekers te ontbinden en tot terugbetaling over te gaan. Door hiertoe over te gaan, voorkom je een grote administratieve last die kan ontstaan doordat alle bezoekers individueel hun geld terug gaan vragen. Een alternatief – dat momenteel ook in de reisbranche wordt gehanteerd – is om bezoekers, naast terugbetaling, een vorm van tegoed aan te bieden in ruil voor het niet bijwonen van het event. Het is daarbij wel de vraag of de bezoeker bereid is dit te accepteren en onder welke voorwaarden. Een voorbeeld om hier mee om te gaan is het aanbieden van gratis consumpties of een betere plek (plaats) bij een toekomstig evenement in ruil voor het akkoord gaan met tegoed in plaats van cash.

Binnen welke termijn moet ik de ticketprijs eventueel terugbetalen?

In de wet is geen specifieke termijn opgenomen waarbinnen je als organisator de betaalde ticketprijs eventueel moet terugbetalen. Indien je gehouden bent om (een deel van) de ticketprijs terug te betalen, dient dit wel binnen een redelijke termijn te gebeuren.  In het geval je algemene voorwaarden hebt, geldt de daarin opgenomen termijn voor terugbetaling. Vaak wordt in algemene voorwaarden een termijn van 14 dagen of 30 dagen gehanteerd.  

Ik hanteer geen algemene voorwaarden voor mijn event, wat nu?

Als organisator van een event is het niet verplicht om algemene voorwaarden te hanteren. Veel organisatoren kiezen er echter wel voor om voorwaarden te gebruiken, omdat het veel voordelen biedt en je hierdoor in staat bent als het ware de spelregels van het contract te bepalen.

Op basis van de voorwaarden kun je bijvoorbeeld eisen stellen aan wanneer de bezoeker zijn ticket moet afrekenen, welke verplichtingen de bezoeker van een festival heeft, wanneer je een bezoeker de toegang tot je evenement kunt ontzeggen, kun je uitleggen en bepalen waar en wanneer iemand mag klagen als er iets misgaat met het festival en bepalen welke rechter een eventueel geschil aanhangig gemaakt kan worden. Kortom: voor de organisator en event bezoeker is duidelijk welke rechten en plichten over en weer gelden. Tot slot is van belang dat je met algemene voorwaarden ook je aansprakelijkheid als organisator kunt beperken indien er schade of een ander probleem ontstaat tijdens het festival.

Als je er als organisatie voor kiest om algemene voorwaarden te hanteren, dan is niet alleen belangrijk dat deze in overeenstemming zijn met de geldende regelgeving en rechtspraak, maar ook dat deze op een goede manier beschikbaar worden gesteld aan de event bezoeker en van toepassing worden verklaard op de kaartverkoop.  We raden je daarom sterk aan om een set algemene voorwaarden te hanteren die door een jurist of advocaat zijn opgesteld en om er voor te zorgen dat deze tijdens de verkoop van het ticket beschikbaar worden gesteld en van toepassing worden verklaard op de overeenkomst.

Welke rol spelen verzekeringen?

Sommige verzekeringen keren uit in het geval dat je op last van de overheid wordt verplicht je evenement af te blazen. De aan de bezoeker terug te storten ticketgelden en eventuele andere kosten gemaakt in verband met het evenement zouden dan (gedeeltelijk) worden gedekt. Wanneer de oorzaak van een landelijke epidemie betreft, zou dit buiten de dekking van jouw (evenementen)verzekering kunnen vallen.  Neem dus vooral even contact op met je verzekeraar in het geval je een verzekering hebt afgesloten. Zij kunnen je vertellen wat je verzekering wel en niet dekt.

Joost Aanen (Co-founder & CEO Eventix) & Lucas de Groot (Taylor Wessing)