Changes in Polish labour law in 2024

This article is also available in Polish.

In 2024, more changes in labour law are expected, which should be taken into account when planning the organization of the work process. Many of them are eagerly awaited by employees as they provide additional protection or rights in various situations. The changes are planned to come into effect throughout the year, so we cannot report on all of them at this early stage.

Below, you can find a brief summary of the most important labour law changes that will take place in 2024, along with recommended actions to adequately prepare for them by implementing the relevant tools in your organizations. We are making you aware of these changes now so that you can take the necessary steps to adapt your work processes to the new legal requirements well in advance.

We are constantly monitoring any remaining legislative changes that may occur during 2024, and as soon as we have reliable information, we will inform you of developments immediately. We encourage you to follow our website and TaylorWessing’s Poland profile on LinkedIn.

1. Minimum wage in 2024

As in 2023, the minimum wage in 2024 will increase twice. The minimum wage rates will be in effect from January to June 2024 and will change in the middle of the calendar year, from July to the end of 2024. The minimum wage rates that will be in effect this year are as follows:

The increase in the minimum wage rates will affect not only the basic salary but also other employee benefits, the amount of which depends on the amount of the minimum wage. In particular, this applies to: (i) compensation for nighttime work; (ii) compensation for downtime; (iii) maximum amount of severance pay in case of termination of employment for reasons not attributable to the employees; (iv) compensation for violation of the principle of equal treatment in employment or for mobbing; (v) the basis for the calculation of social insurance benefits in case of sickness and maternity; or (vi) amount free from deductions from the employee's salary. It should be noted that the minimum wage rates also apply to civil law contracts (e.g. contracts of mandate PL: umowy zlecenia).

The projected average monthly gross salary in 2024 in the national economy will amount to PLN 7,824, which will mainly affect revision of the contribution assessment basis for pension and disability insurance, voluntary sickness insurance and the amount of the write-offs for the Company Social Benefits Fund. The annual contribution assessment basis cap for pension and disability insurance in 2024 will be PLN 234,720.

Recommended actions:

• Reviewing the amount of wages paid to employees and contractors.
• Adjusting the rates to the minimum wage requirement in 2024 and including higher amounts in the calculation of statutory employee benefits that depend on the amount of the minimum wage.
• Taking into account the new amount of the average monthly salary in the national economy in HR and payroll calculations.

Note: It will be necessary to go through the process again in the middle of the year after the next minimum wage rise in mid-2024.

2. Security for employees covered by special protection against termination throughout the course of labour law disputes in progress

In employment cases where an employee subject to special protection against termination of employment (e.g. pregnant employee, employee exercising parental rights, trade union activist or an employee at the so-called pre-retirement age) challenges the termination  or seeks reinstatement, the labour court, at the request of the appealing employee, will grant security of employment by ordering further employment of the employee by the employer until the judgment in the proceedings has become final. The basis for granting security of employment will be only the plausibility of the existence of the claim. The labour court will only be able to refuse security if the claim is obviously unfounded.

Recommended actions:

• Compliance with the prohibition on the termination of employment contracts where the employees are covered by special protection against termination (this does not apply to cases of termination without notice through the fault of the employee and the conclusion of a termination agreement).
• Special care and due justification are required when changing the work and pay conditions of employees who are subject to special protection against termination.

3. The obligation to continue to employ the employee until the judgment is final in the event that the termination is declared ineffective or reinstatement is ordered

When declaring termination of an employment contract ineffective or reinstating an employee (any employee, not only an employee subject to special protection), the labour court will, at the employee's request, impose an obligation on the employer in the judgment to continue employing the employee until the dispute has been resolved. This change improves the situation of the employee in case the employer appeals against the judgment.

Recommended actions:

• Precise formulation of the reasons for termination.
• More frequent conclusion of termination agreements.
• Organizational openness to more frequent and difficult negotiations with employees in disputes with employers to reach settlement.

4. Lower court fees for employees bringing labour law proceedings

From the end of September 2023, labour law proceedings are less costly for the employees. Employees are not required to pay court fees on lawsuits filed with labour courts, even if the amount of their claim (the amount in dispute) exceeds PLN 50,000. Before September 2023, claims exceeding this amount resulted in having to pay court fees on lawsuits under general principles. Currently, employees are charged court fees only on appeals, complaints, cassation complaints and complaints seeking to set aside the final decision and only in cases where the amount in dispute exceeds PLN 50,000. This fee is charged on the amount in dispute above this level.

The abolition of court fees on claims in labour law proceedings will most likely encourage more employees than before to pursue their claims in the labour court, which may mean more frequent proceedings in labour courts for employers. An increase in the number of lawsuits in labour law cases will result in larger caseloads and longer waiting times for cases to be resolved. We can also expect a rise in the number of litigators who will make unfounded and/or exorbitant claims against employers. In particular, the number of appeals against termination of employment contracts and claims for overtime pay may increase. Employers will need to bear this in mind and may have to, to a larger extent than before, propose termination of the employment relationship by agreement of the parties on more favourable terms than by unilateral termination.

Recommended actions:

• Precise formulation of the reasons for termination.
• Preparing for longer negotiations with employees, creating space to work out conciliatory solutions in case of conflict situations with the employees.
• Awareness that employees are more motivated to assert their rights through the labour courts, so it is expected that, more often than at any before, it will be necessary to offer employees termination by mutual agreement, on terms more favorable than by unilateral termination.

5. Changes in occupational health and safety requirements (“OHS”) for workstations equipped with screen monitors

By 17^th May 2024 at the latest, employers will be required to provide employees who use a portable computer system (such as a laptop or tablet) for at least half of their daily working hours with additional mandatory workplace equipment:

• a desktop monitor or a laptop or tablet stand, ensuring that the screen is positioned so that its top edge is at the employee's eye level, and 
• an additional keyboard and mouse.
• Optionally, employers must provide additional workstation equipment - such as a disk station, printer, scanner, document holder, or footrest - if the employees request such equipment.

In addition, a chair and table that meet the parameters set forth in the Regulation of the Minister of Labour and Social Policy amending the Regulation on Occupational Safety and Health in Workstations Equipped with Screen Monitors (the “Regulation”) and other elements of basic workstation equipment, such as input devices or software with a user interface, remain mandatory elements of the workstation.

Under the updated Regulation, the minimum safety and ergonomic requirements for workstations equipped with screen monitors will be modified. These are detailed in the Appendix to the Regulation (the “Minimum OHS Requirements”). The most important aspects of the Minimum OSH Requirements include:

• Equipping the workstation in such a way that it does not cause undue strain on the musculoskeletal system and/or eyesight, and in such a way as to minimize sources of risk to the employee,
• adapting the technical parameters and settings of the screen monitor used, as specified in the Appendix to the Regulation,
• providing a separate matte keyboard of appropriate design, with contrasting and legible characters, and an additional mouse,
• providing a work surface with a matte finish and an appropriate design for the placement of workstation equipment, including varying the height at which the monitor and keyboard are placed,
• providing a stable, swivel work chair with an appropriate design, i.e., allowing for height and backrest adjustment and proper contouring. The chair's adjustment mechanisms should be easily accessible and simple to use, allowing adjustment by the worker while seated; and
• the use of appropriate lighting for the workstation that provides visual comfort and is appropriate for the type of work being performed.
• at the employee’s request, the workstation should be equipped with a footrest and a height-adjustable document holder.

In addition, employers will be required to provide employees with corrective eyeglasses or vision-correcting contact lenses as recommended by an ophthalmologist. Previously, this requirement applied only to eyeglasses. It is important to remember that this is not an additional benefit for employees but a mandatory health and safety component that follows directly from para. 8 of the Regulation.

With respect to remote employees, employers are not required to provide additional elements of a remote workstation. Pursuant to Article 67(24) § 1 of the Polish Labour Code, employers are required to provide remote employees only with work materials and tools, including technical equipment, necessary to perform remote work (e.g., laptop/tablet, monitor, keyboard, printer, relevant software, or office supplies). In contrast, an office chair or table is not considered to be an independent work material or tool, but rather is considered to be part of the equipment of the remote workstation that must be provided by the remote employee. This position was expressed by the Chief Labour Inspectorate in a letter dated 6th March 2023 (reference: GIP-GBI.0701.45.2023.3).

Pursuant to Article 67(31) § 7 and 8 of the Polish Labour Code, it is up to the remote employees to organize the remote workstation on their own, taking into account ergonomic requirements, to bring the remote workstation into compliance with the Minimum OHS Requirements, and to confirm to the employer that safe and hygienic working conditions are provided at the remote workstation. However, there is nothing to prevent an employer from deciding to provide remote employees with elements of equipment for their workstation, either by purchasing the relevant elements or by covering or fully or partially reimbursing the costs incurred by the employee for this purpose, in accordance with internal company regulations (regulations on remote work or an agreement to this effect). It will then be mandatory to provide remote employees with such elements of workstation equipment. Employers have discretion in this regard.

Recommended actions:

• Adapting workstations equipped with screen monitors to the new requirements, no later than mid-May 2024.
• Complying with medical recommendations and reimbursing the cost of not only eyeglasses but also contact lenses.
• Informing remote employees of the need to adapt to the new requirements for organizing a remote workstation equipped with a screen monitor, possibly considering supporting remote employees in adapting to the new requirements.
• Updating remote employees’ declarations on their being familiar with the occupational risk assessment and information containing the principles of safe and healthy performance of remote work.

6. Act on Protection of Persons Reporting Violations of Law, i.e., Whistleblowers

As announced by the Council of Ministers, works on the implementation of Directive 2019/1937 into the Polish legal system and the consequent imposition of additional obligations on entities hiring at least 50 people (i.e. not only employees, but also contractors and associates) is expected to be accelerated this year. The final draft act is expected to be published in Q1 2024, after which the draft act will be passed into law. It is expected to be enacted in the first half of the year, so it is important to pay attention to and prepare for the implementation of the additional obligations arising from it.

The main areas of the proposed Act on Protection of Whistleblowers include: (i) identifying the conditions under which whistleblowers will be covered by statutory protection, (ii) regulating the protective measures granted to whistleblowers, (iii) introducing rules for establishing an internal whistleblowing and follow-up procedure, (iv) setting the rules for external reporting of violations of the law to a competent public body, (v) setting out the rules for public disclosure of violations of the law, and (vi) defining the jurisdiction of public authorities in the whistleblowing and follow-up procedures. Fifteen mandatory areas have been identified that may give rise to a violation of the law through commission or omission by a potential perpetrator. The scope of the subject matter can be expanded in an individual whistleblowing procedure to include other non-mandatory areas (e.g., conduct inconsistent with ethical standards or reporting violations of the law in all matters relating to labour law cases, particularly unequal treatment, mobbing or discrimination, and other non-codified areas such as harassment or other unethical behaviour or acts inconsistent with the rules of social conduct in the workplace).

Fifteen mandatory areas have been identified that may give rise to a violation of the law through commission or omission by a potential perpetrator. The scope of the subject matter can be expanded in an individual whistleblowing procedure to include other non-mandatory areas (e.g., conduct inconsistent with ethical standards or reporting violations of the law in all matters relating to labour law cases, particularly unequal treatment, mobbing or discrimination, and other non-codified areas such as harassment or other unethical behaviour or acts inconsistent with the rules of social conduct in the workplace).

The proposed regulations bring in numerous other obligations that must be fulfilled to ensure compliance: (i) consulting the trade unions or employees’ representatives on the text of the internal procedures rule book; (ii) defining the rules for processing personal data; (iii) the possibility of authorizing an external entity to assume the obligations imposed by the proposed law if necessary; (iv) keeping a register of internal notifications on violations of law; (v) defining the follow-up actions to reports of violations.

Any whistleblower will be able to report violations to an external body bypassing the internal whistleblowing procedure, which should be made clear from the start. The draft Act provides detailed conditions for making external reports. Under the draft law, violations can be reported externally to the competent public authority. In case the competent public body cannot be determined, external reports are to be directed to the Ombudsman. Those external reports that may indicate that a crime has been committed will be made to the relevant provincial (or capital) police chief, while reports on potential violations of EU law, EU financial interests or tax issues can be made directly to the public prosecutor.

At the request of a whistleblower, a public body will be able to issue a certificate of whistleblower status and statutory protection.

Eventually, a whistleblower will be covered by statutory protection in the event of public disclosure of a violation of the law if they have first made an internal and then an external report and received no response within a set period of time or no follow-up action is taken.

Failure to comply with the obligations imposed (i.e. failure to implement the internal reporting procedure or establishing it unlawfully) or conduct contrary to the proposed law (i.e. obstructing, retaliating against, making a report or disclosing false information) will result in criminal liability - a fine, restriction of liberty or imprisonment for up to three years. These penalties depend on the alleged offence. It should be noted that failure to implement the internal reporting procedure on time or in full, or unlawful implementation, is punishable by a fine.

Recommended actions:

• Developing, consulting on and implementing an internal procedure for reporting violations of the law, according to the projected requirements.
• Including the mandatory elements of any internal whistleblowing procedure: (i) designation of an entity authorized to receive reports, (ii) identification of the ways in which reports will be communicated and processed, (iii) designation of an impartial entity authorized to verify the reports and undertake follow-up actions, including providing feedback to the whistleblower, (iv) obligation to acknowledge receipt of the report to the whistleblower within 7 days from date of its submission, (v) identification of follow-up actions that may be taken within the organization, (vi) maximum time limit for providing feedback to the whistleblower, max. 3 months from the date receipt of the report is acknowledged, and (vii) accessible and understandable information about the possibility of making an external report to the public body, law enforcement agency or ultimately to the Ombudsman.
• Ensuring that the manner in which personal data are processed in connection with the filing of a report of a potential violation of the law complies with GDPR and prevents unauthorized persons from gaining access to the information covered by the report and protects the identity of the whistleblower, the person to whom the report relates, and the third party named in the report.
• Employers will be able to conclude a contract with an external entity under which they will entrust the service of accepting reports, acknowledging receipt of reports, providing feedback and information on the internal procedure using technical and organizational solutions that ensure compliance of these activities with the proposed regulations. However, such contracts will not exempt employers from liability for failure to fulfil their statutory obligations. It will also be necessary to regulate the processing of personal data, as the external entity will be a separate personal data controller.
• Employers hiring between 50 and 249 people will be able, by separate agreement, to share resources for receiving and verifying reports and conducting investigations within one group. With that said, each employer will be required to keep a register of internal reports in-house (or authorize an external body to carry out this duty). Employers will be obliged to take appropriate follow-up actions as a result of the whistleblowing analysis.
• The proposed legislation will enter into force within 1 month from the date of publication of the Act in the Journal of Laws, while legal entities, the Ombudsman and public entities will be required to implement the relevant whistleblowing channels within 1 month from the date of entry into force of the Act.

7. Audits of the National Labour Inspectorate in 2024

The National Labour Inspectorate (“PIP”) plans to carry out a total of 60,000 audits in 2024. This will also be the year in which the PIP completes its three-year “Action Programme of the National Labour Inspectorate for 2022-2024”. In this programme, three priorities have been adopted at national level: a strategy for inspections and preventive measures in the construction sector, a strategy for chemical hazards control in the working environment, and a strategy for increased supervision over the workplaces.

New challenges for the PIP in the area of legal protection of work will include compliance with labour laws on working time and annual leave in local government units, as well as compliance with provisions on the company social benefits fund. New audited activities related to technical safety at work are planned in 2024 in the following industries: renewable energy sources (RES), heat and power plants using solid fuels (coal, biomass, RDF fuels), and the storage, sale and processing of scrap metal.

The PIP will continue to audit the list of workplaces where work is performed under special conditions or is of a special nature, as well as the records of employees performing work under special conditions or of a special nature. The PIP emphasizes that in 2024 it will pay particular attention to verifying compliance with the new legal solutions introduced into the Labour Code in 2023, including in particular the new rights of employees in relation to parenthood, the employment relationship and remote work. Inevitably, one of the most important tasks of the PIP will be to investigate the circumstances and causes of accidents at work - fatal, serious and collective. On the other hand, dealing with the employees’ complaints will remain a priority, in particular any indications of delays and underpayment of employees’ remunerations.

Recommended actions:

• Ongoing compliance with labour law, with particular emphasis on the areas most frequently audited by the PIP.
• Appropriate preparations for possible PIP audits, in particular by keeping complete, reliable and orderly records so that you have the relevant materials in the event of an audit.
• Familiarization with the Act on the National Labour Inspectorate or seeking legal advice to understand the employer's rights and obligations during the PIP inspection and the powers and duties of labour inspectors.

Note: Labour inspectors have the right to conduct labour law compliance audits without notice to the inspected unit and at any time of the day or night. Therefore, not every PIP audit needs to be announced. However, labour inspectors may give the employer advance notice of their intention to initiate an audit (by telephone, in writing or by e-mail). The way in which the audit is initiated is decided by the labour inspector, taking into account in particular the objectives to be achieved during the investigation.

8. ESG reporting in the field of labour law

Compliance with the ESG obligations will soon be mandatory. 2024 is a good time to take an interest in its implications for your business and the legal and labour issues that will be subject to non-financial reporting. Apart from the obvious need to ensure an appropriate, ethical and safe working environment in the organizations concerned, it will be important to document the implementation of these obligations.

It is worth noting that the obligation to prepare an ESG report for 2024 will be incumbent on large companies and companies that are public interest entities (i.e. entities operating under banking law, securities law, investment fund law, insurance and reinsurance law or law on the organization and operation of pension funds), employing a minimum of 500 people (and their balance sheet total exceeds PLN 85 million or annual revenues exceed PLN 170 million).

The obligation to prepare an ESG report for 2025 will also be imposed on entities that meet at least 2 of the 3 indicated criteria, i.e. employment of 250 people or more, a balance sheet total exceeding PLN 85 million or annual revenues exceeding PLN 170 million.

The obligation to prepare an ESG report for 2026 will be imposed on small and medium-sized enterprises listed on regulated markets that meet. at least 2 of the 3 indicated criteria, i.e. employment of more than 10 people, balance sheet total of more than PLN 1.5 million or annual revenues exceeding PLN 3 million.

At the initial stage of adjusting to the new non-financial reporting obligations, and in particular with regard to the related documentation requirements, the guidelines developed by Steward Redqueen with the support of the European Bank for Reconstruction and Development and the Warsaw Stock Exchange published in October 2023 in the report “Guidelines for ESG Reporting. A guide for companies”, the following factors are key in the context of the social dimension of sustainability and the impact of work culture: (i) recognizing the value of employees and providing them with good working conditions, (ii) complying with international labour standards, (iii) having a stable employment structure, and (iv) not infringing on employees' freedom of association and collective bargaining.

In light of the above, it is recommended that companies subject to ESG reporting have the following labour law policies: (i) diversity, (ii) employment, (iii) work-life balance and (iv) reintegration. It is also recommended to monitor the following employment areas: (i) equal pay index, (ii) labour turnover and (iii) freedom of association and collective bargaining. Another consideration is the monitoring of occupational health and safety, which is already one of the main obligations under the Labour Code.

It will also be important from a labour law perspective to ensure an appropriate ethical working environment, so the recommendations point to the need to develop an ethical code, an anti-corruption policy or a whistleblowing mechanism, which will be mandatory anyway when the relevant whistleblowing legislation is implemented.

Recommended actions:

• Analysis of existing non-financial reporting obligations, with particular emphasis on employment and ethical and safe working environment aspects.
• Preparation of an ESG reporting strategy, with particular emphasis on labour aspects.
• Verification of internal regulations (policies, procedures and rules and regulations), or identification of the need to develop relevant documents in the coming months / years.

9. Implementation of EU labour legislation

In the next few years, there will be a number of new labour law obligations that will revolutionize the process and organization of work and make it necessary for employers to take appropriate measures, including the implementation of appropriate mechanisms and relevant documentation in the entities concerned. This is such a far-reaching issue that it ought to be given full attention now while appropriate organizational strategies are developed as early as this year. Key EU legislation covers the following areas:

(a) Directive (EU) 2022/2381 of the European Parliament and of the Council of 23 November 2022 on improving the gender balance among directors of listed companies and related measures

The purpose of the Directive is to ensure a more balanced representation of women and men on the boards of listed companies by introducing effective measures aimed at accelerating progress towards gender balance, while allowing listed companies sufficient time to implement the necessary solutions. The provisions of the Directive should be implemented into Polish law by 28th December 2024 and will apply only to listed companies and will not apply to micro, small and medium-sized enterprises.

By 30^th June 2026, listed companies should fulfill the incumbent obligations, i.e., establish parity in size:

• min. 40% of non-executive directors should be the underrepresented gender,
• min. 33% of all director positions (both executive and non-executive) should be filled by the underrepresented gender

Member States are required to ensure that the process of selecting candidates for directors is based on a comparative assessment of the qualifications of each candidate, using clear, neutral and unambiguous criteria, in a non-discriminatory manner and throughout the selection process, including when drawing up recruitment notices, at the pre-selection stage, at the shortlisting stage and at the pooling stage. Such criteria must be established before the selection process begins.

It is recommended to give preference to the candidate of the underrepresented gender when choosing between candidates who are equally qualified in terms of aptitude, competence, and job performance, unless other factors (e.g., legal considerations, internal diversity policies, as determined by an objective assessment that takes into account the specific situation of the candidate of the opposite gender and is based on non-discriminatory criteria) tip the scales in favor of the candidate of the opposite gender.

A Polish act implementing the Directive will have to set out rules for effective, proportionate and dissuasive sanctions for breaches by listed companies of the rules on parity in the bodies of listed companies, and provide channels for judicial enforcement of obligations under the Directive. Poland will be required to designate a body or bodies for the promotion, analysis, monitoring and support of gender balance on the boards.

The implementation of the obligations imposed by the Directive will be the subject of a report to the Commission by 29th December 2025, and every two years thereafter, each Member State will be required to submit an appropriate report on the implementation of the provisions of the Directive and the national legislation implementing it.

At present, the Polish draft law implementing the provisions of Directive 2022/2381 has not yet been published, but given that the deadline for its implementation is just before the end of 2024, we expect a draft act to be published soon, which should be taken into account when planning the process and organization of work in the new year.

(b) Directive (EU) 2023/970 of the European Parliament and of the Council of 10 May 2023 to strengthen the application of the principle of equal pay for equal work or work of equal value between men and women through pay transparency and enforcement mechanisms

The purpose of the Directive is to establish minimum requirements to strengthen the application of the principle of equal pay for men and women for equal work or work of equal value and the prohibition of discrimination in pay, in particular through pay transparency mechanisms and strengthened mechanisms for enforcing equal pay, irrespective of the gender of the employees. The provisions will apply to all employers in both public and private sectors. Polish regulations may exempt employers with up to 50 employees from certain obligations introduced by the Directive.

Employers will be required to have remuneration structures that provide equal pay for equal work or work of equal value. Remuneration structures must be such as to make it possible to assess whether employees are in a comparable situation with regard to the value of work on the basis of objective, gender-neutral criteria agreed upon with employee representatives, if such representatives exist. These criteria must not be based directly or indirectly on the gender of the employees. These criteria include skills, effort, responsibilities and working conditions, and other factors that are relevant to the job or position. They must be applied in an objective, gender-neutral manner that excludes any direct or indirect gender discrimination. In particular, relevant soft skills must not be undervalued.

As early as at the recruitment stage, candidates will have the right to be informed by their potential future employer of (i) the starting salary or salary range envisaged for the job, based on objective, gender-neutral criteria, and, where applicable, (ii) the relevant provisions of the collective bargaining agreement. This information should be provided in such a way as to ensure that candidates are able to negotiate salaries in an informed and transparent manner (e.g. in the job offer, prior to the interview, or by other established means). In addition, employers may not ask candidates questions about their salary in their current or previous employment.

Employers will be required to provide employees with easy access to the criteria that are used to determine employee compensation, salary levels and salary progression. These criteria will have to be defined in an objective and gender-neutral manner.

Employees must have the right to request and receive, in writing, information concerning their individual pay levels and the average pay levels, broken down by gender, for categories of employees performing the same work as they do or work of equal value to their work. If the information received is inaccurate or incomplete, employees will have the right, either in person or through their representatives, to request additional and reasonable explanations and details of the data provided and to receive a substantive response. Employers will be required to inform all employees annually of their right to receive information about compensation policies and the steps employees should take to obtain such information from their employers.

Employees will be able to disclose salary amounts for the purpose of enforcing the principle of equal pay, with employers being able to require that such information not be used for any purpose other than the exercise of employees' right to equal pay. Employees and employee representatives cannot be treated less favourably because they have exercised their right to equal pay or have assisted another person in protecting their rights.

Employers with at least 100 employees (although Polish regulations may change this number) are required to report the following information: (i) the gender pay gap, including supplemental and variable pay components; (ii) the median gender pay gap, including supplemental and variable pay components; (iii) the percentage of male and female employees receiving supplemental or variable pay components; (iv) the percentage of male and female employees in each pay quartile (i.e., each of the four equal groups of employees into which they should be divided according to their pay levels, from the lowest to the highest); and (v) the gender pay gap among employees by category of employees, according to the usual basic hourly or monthly wage and supplemental or variable components. The reliability of this information must be confirmed by the employee representatives, who must be given access to the methodology used by the employer.

Employees who consider themselves aggrieved by noncompliance with the principle of equal pay will be able to pursue their rights through the courts. Such procedures must be readily available to employees even after termination of employment. Polish legislation will ensure that any employee who has suffered damage as a result of a violation of rights or obligations related to the principle of equal pay will have the right to pursue a claim and obtain full compensation or reparation for such damage, as defined by Polish regulations.

Polish legislation will need to ensure that, in the event of a violation of rights or obligations related to the principle of equal pay, the labour courts may, upon the plaintiff's request and at the defendant's expense: (i) issue an order to cease the violation; and (ii) issue an order to take measures to ensure that the rights or obligations related to the principle of equal pay are applied. If the defendant fails to comply with the orders, the labour courts may impose a recurring fine to ensure compliance.

There will be an atypical, i.e. shifted, burden of proof in equal pay violation proceedings. It will be the defendant employer who will have to prove that there has been no direct or indirect pay discrimination when employees who consider themselves aggrieved by the failure to apply the principle of equal pay to them present facts to the labour court from which the existence of direct or indirect discrimination can be presumed.

It is expected that Polish legislation will introduce proportionate and dissuasive sanctions for violations of rights and obligations related to the principle of equal pay.

At the present time, the Polish draft act implementing the provisions of Directive 2023/970, which must be transposed into Polish law by 7th June 2026 at the latest, has not yet been published. In view of the additional obligations and the reorganization of the remuneration model in companies, we would like to draw your attention to the need to adequately prepare for the new challenges related to the principle of pay transparency. In companies that do not have a transparent remuneration structure, it is worth thinking now about gradually preparing for the implementation of this process.

(c) Directive of the European Parliament and of the Council on improving working conditions in platform work

In December 2023, the Council and the European Parliament reached a preliminary agreement on a proposed directive to improve working conditions through online platforms. If adopted, the legislation will establish mechanisms to determine the proper employment status of those working through online platforms and will formulate the first EU legislation on the use of algorithms in the workplace.

According to the agreed text, platform workers will be automatically presumed to be in an employment relationship (and not self-employed) if their employment relationship with the platform meets at least 2 of 5 specified criteria, i.e. (i) imposition of limits on remuneration, (ii) supervision of work performance, including by electronic means, (iii) control over the distribution or assignment of tasks, (iv) control over working conditions and restrictions on the freedom to choose working hours, and (v) restrictions on the freedom to organize one's own work and rules on the appearance or conduct of workers. In order to rebut the legal presumption, the platform will have to prove that in a particular case there is no employment relationship under national law and practice.

Platform employees have no transparent insight into how decisions are made or how personal data is used. According to the agreement reached, employees will be informed about the use of automated monitoring and automated decision-making systems. In addition, digital work platforms will not be allowed to use these systems to process personal data that: (i) relates to the emotional or mental state of a person working through an online platform; (ii) relates to private conversations; (iii) allows the prediction of actual or potential trade union activities; (iv) can be used to infer the racial or ethnic origin, migration status, political opinions, religious beliefs or health of the employee; and (v) contains biometric data (in addition to data used for authentication).

Under the proposed rules, these systems must be monitored by authorized individuals who are specially protected from adverse treatment. Human oversight will also cover important decisions such as account suspensions.

The agreement reached in December 2023 will have to be approved by the Council and Parliament. At that point, the actual legislative work and the need for both institutions to adopt the legislation will begin. Once adopted, Member States will have two years to implement the legislation into national law.

^{Source: compiled from EU Council press release, published on 13th December 2023.}

TaylorWessing’s Employment, pensions & mobility team keeps abreast of all legislative activities related to both individual and collective labour law. We also help in introducing individualized measures in response to the changing instruments and requirements of labour law that each employer faces. If you have any questions or concerns, please do contact us.

Zmiany w polskim prawie pracy w 2024 r.

W 2024 r. spodziewamy się wprowadzenia kolejnych zmian w przepisach prawa pracy, które warto mieć na uwadze planując organizację procesu pracy. Wiele z nich jest bardzo oczekiwanych przez pracowników, z uwagi na fakt, że przyznają dodatkową ochronę lub uprawnienia w rozmaitych sytuacjach. Niewątpliwie wiele zmian legislacyjnych pojawi się w ciągu roku kalendarzowego, stąd nie o wszystkich wyzwaniach możemy poinformować wraz z rozpoczęciem nowego roku.

Poniżej przesyłamy Państwu krótkie podsumowanie kluczowych zmian w prawie pracy, jakie będą miały miejsce w 2024 r. wraz z rekomendowanymi działaniami, które pozwolą odpowiednio przygotować się do nich poprzez wdrożenie stosownych narzędzi w Państwa organizacjach. Zwracamy Państwa uwagę na nie już teraz, abyście mogli Państwo podjąć niezbędne działania dostosowujące proces pracy do nowych wymogów prawnych z odpowiednim wyprzedzeniem.

Na bieżąco monitorujemy wszelkie pozostałe zmiany legislacyjne, które mogą się pojawić w trakcie 2024 r., w momencie uzyskania rzetelnych informacji, niezwłocznie będziemy Państwa informować – zachęcamy do śledzenia naszej strony internetowej oraz profilu kancelarii na portalu LinkedIn.

1. Minimalne wynagrodzenie za pracę

Podobnie jak w minionym roku, w 2024 r. minimalne wynagrodzenie za pracę wzrośnie dwukrotnie. Minimalne stawki będą obowiązywały w okresie styczeń – czerwiec 2024 i ulegną zmianie w połowie roku kalendarzowego, w okresie od lipca do końca 2024 r. Stawki obowiązujące w tym roku kształtują się w następujący sposób:

Podwyższenie stawek minimalnego wynagrodzenia za pracę nie tylko wpłynie na wysokość wynagrodzenia zasadniczego, ale także na pozostałe świadczenia pracownicze, których wymiar uzależniony jest od kwoty minimalnego wynagrodzenia. Dotyczy to w szczególności: (i) dodatku za pracę w porze nocnej; (ii) wynagrodzenia za przestój w pracy, (iii) maksymalnej wysokości odprawy pieniężnej z tytułu rozwiązania stosunku pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, (iv) odszkodowania za naruszenie zasady równego traktowania w zatrudnieniu bądź mobbingu, (v) podstawy wymiaru zasiłku z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, czy (vi) kwoty wolnej od potrąceń z wynagrodzenia pracownika. Należy pamiętać, że stawki minimalnego wynagrodzenia dotyczą także umów cywilnoprawnych (np. zlecenia).

Prognozowane przeciętne miesięczne wynagrodzenie brutto w 2024 r. w gospodarce narodowej wyniesie 7.824 PLN, co wpłynie głównie na waloryzację podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe, dobrowolne ubezpieczenie chorobowe czy wysokość odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Kwota ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe wyniesie w 2024 r. 234.720 PLN.

Rekomendowane działania:

• Przegląd kwot wynagradzania pracowników i zleceniobiorców.
• Dostosowanie stawek do minimalnego wynagrodzenia w 2024 r. oraz uwzględnienie wyższych kwot w obliczaniu świadczeń prawnopracowniczych, które uzależnione są od kwoty minimalnego wynagrodzenia.
• Uwzględnienie nowej wysokości przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w kalkulacjach kadrowo-płacowych.

Uwaga: Konieczne będzie powtórzenie tych działań w połowie roku z uwagi na drugą waloryzację stawek w połowie 2024 r.

2. Zabezpieczenie poprzez nakazanie dalszego zatrudniania pracownika objętego szczególną ochroną przed rozwiązaniem stosunku pracy na czas postępowania z zakresu prawa pracy

W sprawach pracowniczych w których pracownik objęty szczególną ochroną przed rozwiązaniem stosunku pracy (m.in. pracownica w ciąży, pracownik korzystający z uprawnień rodzicielskich, działacz związkowy czy pracownik będący w wieku przedemerytalnym) dochodzić będzie roszczenia o uznanie wypowiedzenia stosunku pracy za bezskuteczne lub o przywrócenie do pracy, sąd pracy na wniosek odwołującego się pracownika będzie udzielał zabezpieczenia przez nakazanie dalszego zatrudnienia go przez pracodawcę do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Podstawą udzielenia zabezpieczenia będzie jedynie uprawdopodobnienie istnienia roszczenia. Sąd będzie mógł odmówić udzielenia zabezpieczenia wyłącznie w sytuacji, gdy roszczenie będzie oczywiście bezzasadne.

Rekomendowane działania:

• Przestrzeganie zakazu rozwiązywania stosunku pracy z pracownikami podlegającymi szczególnej ochronie przed rozwiązaniem stosunku pracy (nie dotyczy to sytuacji rozwiązania stosunku pracy bez zachowania okresu wypowiedzenia z winy pracownika oraz zawarcia porozumienia).
• Szczególna ostrożność i odpowiednie uzasadnienie przy wręczaniu pracownikom objętym szczególną ochroną przed rozwiązaniem stosunku pracy wypowiedzeń zmieniających warunki pracy i płacy.

3. Obowiązek dalszego zatrudniania pracownika w przypadku uznania wypowiedzenia umowy o pracę za bezskuteczne lub orzeczenia przywrócenia pracownika do pracy do czasu uprawomocnienia się wyroku

W toku postępowania wszczętego odwołaniem się zwolnionego pracownika, sąd pracy, uznając wypowiedzenie umowy o pracę za bezskuteczne albo przywracając pracownika do pracy (każdego, nie tylko pracownika podlegającego szczególnej ochronie), na wniosek pracownika będzie nakładał w wyroku na pracodawcę obowiązek dalszego zatrudnienia pracownika do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Zmiana ta poprawia sytuację pracownika w przypadku złożenia przez pracodawcę apelacji od zapadłego wyroku.

Rekomendowane działania:

• Odpowiednie formułowanie przyczyn wypowiedzenia umowy o pracę.
• Częstsze zawieranie porozumień ws. rozwiązania stosunku pracy.
• Otwartość organizacyjna na częstsze i trudniejsze negocjacje z pracownikami pozostającymi w sporze z pracodawcą w celu zawarcia ugód.

4. Niższe koszty sądowe dla pracowników w postępowaniach z zakresu prawa pracy

Od końca września 2023 r. postępowania z zakresu prawa pracy są mniej kosztowne dla pracowników. Pracownicy nie są zobowiązani do uiszczania opłat sądowych od pozwów składanych do sądów pracy, nawet wtedy, gdy kwota ich roszczeń (wartość przedmiotu sporu) przekroczy 50.000 PLN. Dotychczas roszczenia przewyższające tę kwotę skutkowały koniecznością uiszczenia opłaty sądowej od pozwu na zasadach ogólnych. Obecnie opłata sądowa od pracownika jest  pobierana wyłącznie od apelacji, zażalenia, skargi kasacyjnej oraz skargi o stwierdzenie niezgodności z prawem prawomocnego orzeczenia wyłącznie w sprawach, w których wartość przedmiotu sporu przewyższa kwotę 50.000 PLN. Opłata ta będzie pobierana od wartości przedmiotu sporu ponad tę kwotę.

Zniesienie opłat sądowych od pozwów pracowników najprawdopodobniej zachęci większą niż dotychczas liczbę zatrudnionych do dochodzenia swoich roszczeń na drodze sądowej, co w konsekwencji dla pracodawców może oznaczać częstsze postępowania przed sądami pracy. Wzrost liczby pozwów w sprawach pracowniczych może skutkować większym obłożeniem sądów i dłuższym czasem oczekiwania na rozstrzygnięcie sprawy. Można się też spodziewać większej aktywności roszczeniowych pracowników, którzy mogą występować z niezasadnymi i/lub wygórowanymi roszczeniami wobec pracodawców. W szczególności wzrosnąć może liczba odwołań od wypowiedzeń umów o pracę, roszczeń o wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych, roszczeń o wypłatę zaległej premii, roszczeń w przedmiocie dyskryminacji czy nierównego traktowania w zatrudnieniu.

Rekomendowane działania:

• Odpowiednie formułowanie przyczyn wypowiedzenia umowy o pracę.
• Przygotowanie na dłuższe negocjacje z pracownikami, stworzenie przestrzeni do wypracowywania koncyliacyjnych rozwiązań w przypadku sytuacji konfliktowych z pracownikami.
• Świadomość, że pracownicy mają większą motywację do dochodzenia swoich praw na drodze sądowej, wobec czego spodziewane jest, że częściej niż do tej pory należało będzie oferować pracownikom rozwiązanie umowy o pracę na mocy porozumienia stron, na warunkach bardziej korzystnych niż w drodze jednostronnego wypowiedzenia.

5. Zmiana w organizacji stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe

Najpóźniej do 17 maja 2024 r. pracodawcy będą zobowiązani zapewnić pracownikom korzystającym przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy z przenośnego systemu komputerowego (np. laptop czy tablet), dodatkowe obowiązkowe elementy wyposażenia stanowiska pracy:

• stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę pod laptop czy tablet, zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika, oraz
• dodatkową klawiaturę i mysz.
• opcjonalnie, pracodawcy będą zobowiązani zapewnić dodatkowe elementy wyposażenia stanowiska pracy, takie jak stacja dysków, drukarka, skaner, uchwyt na dokumenty czy podnóżek – w przypadku zawnioskowania o takie elementy wyposażenia przez pracowników.

Ponadto, obowiązkowym elementem stanowiska pracy w dalszym ciągu pozostaje krzesło i stół, spełniające parametry określone w Rozporządzeniu Minister Pracy i Polityki Społecznej zmieniające rozporządzenie ws. bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe („Rozporządzenie”) oraz pozostałe elementy podstawowego wyposażenia stanowiska pracy, takie jak urządzenia wejściowe czy oprogramowanie z interfejsem dla użytkownika.

W związku z aktualizacją Rozporządzenia zostaną zmodyfikowane minimalne wymagania BHP oraz ergonomii, jakie powinny spełniać stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe. Zostały one szczegółowo określone w Załączniku do Rozporządzenia („Minimalne wymagania BHP”). Najistotniejsze aspekty Minimalnych wymagań BHP obejmują:

• wyposażenie stanowiska pracy w sposób niepowodujący nadmiernego obciążenia układu mięśniowo-szkieletowego i/lub wzroku, a także w sposób minimalizujący źródła zagrożeń dla pracownika,
• dostosowanie parametrów technicznych i ustawień użytkowanego monitora ekranowego, które zostały określone w Załączniku do Rozporządzenia,
• zapewnienie odrębnej matowej klawiatury o odpowiedniej konstrukcji, posiadającej kontrastowe i czytelne znaki, a także dodatkowej myszy,
• zapewnienie stołu do pracy o  matowej powierzchni i odpowiedniej konstrukcji umożliwiającej ustawienie elementów wyposażenia stanowiska pracy, w tym zróżnicowaną wysokość ustawienia monitora ekranowego i klawiatury,
• zapewnienie stabilnego, obrotowego krzesła do pracy o odpowiedniej konstrukcji, tj. umożliwiającej regulację wysokości i oparcia, a także o odpowiednim wyprofilowaniu. Mechanizmy regulacji krzesła powinny być łatwo dostępne i proste w obsłudze oraz umożliwiać jego regulację przez pracownika znajdującego się w pozycji siedzącej, a także
• zastosowanie odpowiedniego oświetlenia stanowiska pracy, zapewniającego komfort pracy wzrokowej i dostosowanego do rodzaju wykonywanych pracy.
• Dodatkowo, na życzenie pracownika, będzie należało wyposażyć stanowisko pracy w podnóżek oraz uchwyt na dokumenty o regulowanej wysokości.

Co więcej, pracodawcy będą obowiązani zapewnić pracownikom okulary korekcyjne lub szkła kontaktowe korygujące wzrok, zgodnie z zaleceniami lekarza okulisty. Do tej pory obowiązek ten dotyczył jedynie szkieł okularowych. Należy pamiętać, że nie jest to dodatkowy benefit pracowniczy, a obowiązkowy element BHP, wynikający wprost z § 8 Rozporządzenia.

W odniesieniu do pracowników zdalnych, pracodawcy nie będą mieli obowiązku zapewnienia dodatkowych elementów zdalnego stanowiska pracy. Zgodnie z art. 67(24) § 1 Kodeksu Pracy pracodawcy są zobowiązani zapewnić pracownikom zdalnym wyłącznie materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej (np. laptop/tablet, monitor, klawiatura, drukarka, stosowne oprogramowanie czy materiały biurowe). Przyjmuje się natomiast, że krzesło biurowe czy stół nie stanowią samodzielnych materiałów i narzędzi pracy, a są jedynie elementami wyposażenia stanowiska pracy zdalnej, które musi zapewnić sobie pracownik zdalny. Takie stanowisko zostało wyrażone przez Główny Inspektorat Pracy w piśmie z dnia 6 marca 2023 r. (znak: GIP-GBI.0701.45.2023.3).

Zgodnie z art. 67(31) § 7 i 8 Kodeksu Pracy to pracownik zdalny organizuje we własnym zakresie stanowisko pracy zdalnej, uwzględniając wymagania ergonomii, dostosowując zdalne stanowisko pracy do Minimalnych wymagań BHP oraz potwierdza pracodawcy, że na zdalnym stanowisku pracy są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Jednakże nie ma przeciwwskazań, by na mocy przepisów wewnątrzzakładowych (regulaminu pracy zdalnej lub porozumienia w tym zakresie) pracodawcy zdecydowali się na zapewnienie pracownikom zdalnym elementów wyposażenia ich stanowiska pracy, czy to przez zakup stosownych elementów czy też pokrycie lub pełną lub częściową refundację kosztów poniesionych w tym celu przez pracownika. Wówczas zapewnienie pracownikom zdalnym takich elementów wyposażenia stanowiska pracy będzie obowiązkowe. W tym zakresie pracodawcy mają swobodę decyzyjną.

Rekomendowane działania:

• Dostosowanie stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe do nowych wymogów, najpóźniej do połowy maja 2024 r.
• Dostosowanie się do zaleceń medycznych i refundacja kosztów nie tylko szkieł okularowych, ale i szkieł kontaktowych.
• Poinformowanie pracowników zdalnych o konieczności dostosowania się do nowych wymogów w zakresie organizacji zdalnego stanowiska pracy wyposażonego w monitor ekranowy, ewentualne rozważenie wsparcia pracowników zdalnych w dostosowaniu się do nowych obowiązków.
• Aktualizacja oświadczeń pracowników zdalnych o zapoznaniu się z oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej.

6. Ustawa o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, tj. sygnalistów
Zgodnie z zapowiedziami Rady Ministrów, prace nad wdrożeniem Dyrektywy 2019/1937 do polskiego systemu prawnego i w konsekwencji nałożenie na podmioty zatrudniające min. 50 osób (a zatem nie tylko pracowników, ale i zleceniobiorców i współpracowników) dodatkowych obowiązków mają przyspieszyć w tym roku. Ostateczny kształt projektu ustawy ma zostać opracowany w pierwszym kwartale tego roku, a następnie ustawa będzie procedowana. Spodziewamy się jej uchwalenia w pierwszej połowie roku, stąd istotne jest zwrócenie uwagi i przygotowanie się na realizację dodatkowych obowiązków z niej wynikających.

Ustawa o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa obejmuje w szczególności: (i) określenia warunków, w których sygnaliści zostaną objęci ustawową ochroną, (ii) uregulowanie środków ochrony przysługujących sygnalistom, (iii) wprowadzenie zasad ustalania wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, (iv) określenie zasad zewnętrznego zgłaszania naruszeń prawa do właściwego organu publicznego, (v) określenie zasad publicznego ujawniania przypadków naruszenia prawa oraz (vi) określenie właściwości organów publicznych w sprawach zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.

Przewiduje się piętnaście obligatoryjnych obszarów, które mogą stanowić podstawę naruszenia prawa poprzez działanie lub zaniechanie potencjalnego sprawcy. Dodatkowo, podmioty prawne będą mogły umożliwić wewnętrzne zgłaszanie naruszeń dotyczących obowiązujących regulacji wewnętrznych (np. polityki i procedury wewnętrzne, regulaminy w rozumieniu prawa pracy) lub ustanowionych standardów etycznych (np. kodeksy postępowania).

Projektowane przepisy wskazują na szereg dodatkowych obowiązków jakich należy dopełnić, by spełnić wymagania prawne w tym zakresie: (i) konsultacja tekstu procedury wewnętrznej ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami zatrudnionych; (ii) określenie zasad przetwarzania danych osobowych; (iii) możliwość upoważnienia podmiotu zewnętrznego do realizowania obowiązków nałożonych projektowaną ustawą; (iv) prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych; (v) określenie działań następczych będących efektem analizy dokonanego zgłoszenia naruszenia prawa.

Każdy sygnalista będzie uprawniony do dokonania zgłoszenia zewnętrznego z pominięciem procedury wewnętrznej, która powinna zawierać praktyczne informacje o możliwości jego dokonania. Projektowane przepisy przewidują szczegółowe warunki dokonywania zgłoszeń zewnętrznych. Zewnętrzne zgłoszenie naruszenia prawa będą mogły być kierowane do właściwego organu publicznego. W przypadku gdy nie będzie można ustalić właściwego organu publicznego, zgłoszenia zewnętrzne mają być kierowane do organu zewnętrznego – Rzecznika Praw Obywatelskich. Zgłoszenia zewnętrzne, które mogą wskazywać na popełnienie przestępstwa będą dokonywane do właściwego wojewódzkiego (lub stołecznego) komendanta Policji, zaś zgłoszenia dot. potencjalnego naruszenia prawa UE, interesów finansowych UE czy kwestii podatkowych będą mogły być kierowane bezpośrednio do prokuratury.

Na żądanie zgłaszającego w ramach procedury zgłoszenia zewnętrznego, organ publiczny będzie mógł wydać zaświadczenie o statusie sygnalisty i objęciu ustawową ochroną.

W ostateczności sygnalista będzie objęty ustawową ochroną w przypadku publicznego ujawnienia naruszenia prawa, jeżeli uprzednio dokona zgłoszenia wewnętrznego, a następnie zewnętrznego i w terminie na przekazanie informacji zwrotnej takiej informacji nie uzyska bądź nie zostaną podjęte odpowiednie działania następcze.

Zaniechanie realizacji nałożonych obowiązków (tj. nieustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych lub ustanowienie jej niezgodnie z prawem) lub postępowanie sprzeczne z projektowaną ustawą (tj. utrudnianie dokonania zgłoszenia, podejmowanie działań odwetowych, dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia nieprawdziwych informacji) ma podlegać odpowiedzialności karnej – grzywnie, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 3. Przy czym sankcje te zależą od zarzucanego przewinienia. Warto podkreślić, że za nieterminowe lub niepełne wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych bądź wdrożenie jej niezgodnie z prawem grozi kara grzywny.

Rekomendowane działania:

• Opracowanie, skonsultowanie i wdrożenie wewnętrznej procedury zgłaszania naruszenia prawa zgodnie z projektowanymi wymogami.
• Uwzględnienie obligatoryjnych elementów każdej wewnętrznej procedury: (i) ustalenie i wskazanie podmiotu uprawnionego do przyjmowania zgłoszeń, (ii) określenie sposobów, w jakich zgłoszenia będą przekazywane i procedowane, (iii) ustalenie i wskazanie bezstronnego podmiotu uprawnionego do weryfikacji zgłoszenia i podejmowania działań następczych, w tym do przekazywania sygnaliście informacji zwrotnych, (iv) obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni, (v) określenie działań następczych, jakie mogą być podejmowane w obrębie danej organizacji, (vi) maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, max. 3 miesiące od daty potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, oraz (vii) przystępne i zrozumiałe informacje o możliwości dokonania zgłoszenia zewnętrznego do właściwego organu publicznego, organów ścigania (policja / prokuratura) lub w ostateczności do Rzecznika Praw Obywatelskich. 
• Zapewnienie, by sposób przetwarzania danych osobowych w związku z dokonaniem zgłoszenia naruszenia prawa był zgodny z RODO i uniemożliwił uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom oraz zapewniał ochronę poufności tożsamości zgłaszającego, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu.
• Pracodawcy będą mogli zawrzeć umowę z podmiotem zewnętrznym, na mocy której powierzą obsługę przyjmowania zgłoszeń, potwierdzanie przyjęcia zgłoszenia, przekazanie informacji zwrotnej oraz zapewnienie informacji na temat procedury wewnętrznej z zastosowaniem rozwiązań technicznych i organizacyjnych zapewniających zgodność tych czynności z projektowanymi przepisami. Jednakże zawarcie takiej umowy nie zwolni pracodawcy z odpowiedzialności za niezrealizowanie ciążących na niej obowiązków. Konieczne będzie także uregulowanie kwestii przetwarzania danych osobowych, bowiem zewnętrzny podmiot będzie odrębnym administratorem danych osobowych.
• Pracodawcy zatrudniający od 50 do 249 osób, na mocy odrębnej umowy, będą mogli dzielić się zasobami w zakresie przyjmowania i weryfikowania zgłoszeń oraz przeprowadzania postępowań wyjaśniających w ramach jednej grupy kapitałowej. Przy czym, każdy pracodawca będzie zobowiązany do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych we własnym zakresie (bądź upoważnienia zewnętrznego podmiotu do realizowania tego obowiązku). Pracodawcy będą zobowiązani do powzięcia adekwatnych działań następczych wskutek analizy zgłoszenia nieprawidłowości.
• Projektowane przepisy wejdą w życie w terminie 1 miesiąca od dnia opublikowania ustawy w Dzienniku Ustaw, natomiast podmioty prawne, Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organy publiczne będą zobowiązane wdrożyć właściwe kanały zgłoszeń w terminie 1 miesiąca od dnia wejścia w życie ustawy.

7. Kontrole Państwowej Inspekcji Pracy w 2024 r.

Państwowa Inspekcja Pracy („PIP”) planuje przeprowadzić ogółem 60 tys. kontroli w 2024 r.  Ponadto, będzie to rok, w którym PIP finalizuje swój trzyletni „Program działania Państwowej Inspekcji Pracy na lata 2022-2024”. W tym programie na szczeblu krajowym zostały przyjęte trzy priorytety: strategia kontroli i działań prewencyjnych dla sektora budowlanego, strategia kontroli zagrożeń chemicznymi czynnikami środowiska pracy oraz strategia wzmożonego nadzoru nad zakładami pracy.

Wśród nowych wyzwań postawionych PIP w zakresie prawnej ochrony pracy będzie przestrzeganie przepisów prawa pracy z zakresu czasu pracy i urlopów wypoczynkowych w jednostkach samorządu terytorialnego, a także przestrzeganie przepisów o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Nowe działania kontrolne związane z technicznym bezpieczeństwem pracy są planowane w 2024 r. w branżach obejmujących: odnawialne źródła energii (OZE), ciepłownie i elektrociepłownie zasilane paliwami stałymi (węgiel, biomasa, paliwa RDF) oraz magazynowanie, sprzedaż i przetwórstwo złomu metali.

PIP w dalszym ciągu będzie kontynuowała kontrole wykazu stanowisk pracy, na których są wykonywane prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, oraz kontrole ewidencji pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. PIP podkreśla, że w 2024 r. położy szczególny nacisk na weryfikowanie przestrzegania nowych rozwiązań prawnych wprowadzonych do Kodeksu pracy w 2023 r., w tym w szczególności dotyczących nowych uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem, stosunku pracy i pracy zdalnej. Niezmiennie jednym z najważniejszych zadań PIP będzie badanie okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy – śmiertelnych, ciężkich i zbiorowych. Natomiast priorytetem pozostanie rozpatrywanie skarg pracowników, zwłaszcza wszelkich sygnałów dotyczących opóźnień i zaniżania wypłat pracowniczych.

Rekomendowane działania:

• Bieżące przestrzeganie przepisów prawa pracy, ze szczególnym naciskiem na obszary najczęściej kontrolowane przez PIP.
• Odpowiednie przygotowanie się do ewentualnych kontroli PIP, w szczególności prowadzenie kompletnej, rzetelnej i uporządkowanej dokumentacji, by w razie wszczęcia czynności kontrolnych mieć odpowiednie materiały.
• Zapoznanie się z Ustawą o PIP lub zasięgnięcie porady prawnej w celu poznania praw i obowiązków pracodawcy w toku kontroli PIP oraz uprawnień i obowiązków inspektorów pracy.

Uwaga: Inspektorzy pracy są uprawnieni do przeprowadzania kontroli przestrzegania przepisów prawa pracy, bez uprzedzenia podmiotu kontrolowanego i o każdej porze dnia i nocy. Nie każda kontrola PIP musi być więc zapowiedziana. Inspektorzy pracy mogą jednak poinformować pracodawcę wcześniej o zamiarze wszczęcia kontroli (telefonicznie, pisemnie lub mailowo). O sposobie rozpoczęcia kontroli decyduje inspektor pracy biorąc pod uwagę przede wszystkim cele jakie mają być osiągnięte podczas prowadzonego postępowania.

8. Raportowanie ESG z zakresu prawa pracy

Wielkimi krokami zbliża się konieczność realizacji obowiązków w zakresie ESG, 2024 r. to dobry moment by zainteresować się tematem i wątkami prawnopracowniczymi, które będą podlegały sprawozdawczości niefinansowej. Poza oczywistą koniecznością zapewnienia odpowiedniego, etycznego i bezpiecznego środowiska pracy w danych organizacjach, istotne będzie udokumentowanie realizacji tychże obowiązków.

Warto zaznaczyć, że obowiązek opracowania raportu ESG za 2024 r. będzie ciążył na dużych przedsiębiorstwach i spółkach będących jednostkami zainteresowania publicznego (tj. na podmiotach działających na podstawie prawa bankowego, przepisów o obrocie papierami wartościowymi, przepisów o funduszach inwestycyjnych, przepisów o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej czy też przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych), zatrudniających min. 500 osób (a ich suma bilansowa wyniesie ponad 85 mln PLN lub roczne przychody przekroczą 170 mln PLN).

Obowiązek opracowania raportu ESG za 2025 r. będzie nałożony także na podmioty, które spełnią min. 2 z 3 wskazanych kryteriów, tj. zatrudnienie min. 250 osób, suma bilansowa wyniesie ponad 85 mln PLN lub roczne przychody przekroczą 170 mln PLN.

Natomiast obowiązek opracowania raportu ESG za 2026 r. zostanie nałożony na małe i średnie przedsiębiorstwa notowane na rynkach regulowanych, które spełnią min. 2 z 3 wskazanych kryteriów, tj. zatrudnienie powyżej 10 osób, suma bilansowa wyniesie ponad 1,5 mln PLN lub roczne przychody przekroczą 3 mln PLN.

Na początkowym etapie dostosowania się do nowych obowiązków raportowania niefinansowego, a w szczególności w zakresie udokumentowania tego faktu, pomocne mogą być wytyczne opracowane przez Steward Redqueen przy wsparciu Europejskiego Banku Odbudowy i Rozwoju oraz warszawskiej Giełdy Papierów Wartościowych opublikowanych w październiku 2023 r. w raporcie „Wytyczne do raportowania ESG. Przewodnik dla spółek” kluczowe znaczenie w kontekście społecznego wymiaru zrównoważonego rozwoju i wpływu kultury pracy na otoczenie mają następujące czynniki: (i) dostrzeżenie wartości pracowników i zapewnienie im dobrych warunków pracy, (ii) przestrzeganie międzynarodowych standardów pracy, (iii) posiadanie stabilnej struktury zatrudnienia, oraz (iv) nienaruszanie swobody pracowników do zrzeszania się i zawierania układów zbiorowych.

Wobec powyższego, zaleca się, by podmioty zobowiązane do raportowania ESG posiadały następujące polityki z zakresu prawa pracy: (i) różnorodności, (ii) zatrudnienia, (iii) work-life balance oraz (iv) reintegracji. Rekomendowane jest także monitorowanie następujących obszarów dotyczących zatrudnienia: (i) wskaźnika równości wynagrodzeń, (ii) rotacji zatrudnienia oraz (iii) wolności zrzeszania się i negocjacji układów zbiorowych. Dodatkowym istotnym wskaźnikiem jest monitorowanie bezpieczeństwa i higieny pracy, co i tak stanowi jeden z kluczowych obowiązków wynikających z Kodeksu Pracy.

Istotne z perspektywy prawa pracy będzie także zapewnienie odpowiedniego etycznego środowiska pracy, stąd w rekomendacjach wskazano na zalecenie opracowania kodeksu etycznego, polityki antykorupcyjnej czy mechanizmu zgłaszania naruszeń, który i tak będzie obowiązkowy w przypadku wdrożenia odpowiednich przepisów o sygnalistach.

Rekomendowane działania:

• Analiza ciążących obowiązków w zakresie raportowania niefinansowego, ze szczególnym uwzględnieniem aspektów zatrudnienia i etycznego oraz bezpiecznego środowiska pracy.
• Przygotowanie strategii raportowania ESG, ze szczególnym naciskiem na aspekty pracownicze.
• Weryfikacja przepisów wewnątrzzakładowych (polityk, procedur i regulaminów), względnie identyfikacja potrzeby opracowania stosownych dokumentów w nadchodzących miesiącach / latach.

9. Wdrożenie przepisów unijnych z zakresu prawa pracy

W nadchodzących latach przewidziano szereg nowych obowiązków z zakresu prawa pracy, które rewolucjonizują proces i organizację pracy, a także zobowiązują pracodawców do podjęcia odpowiednich działań, w tym wdrożenia odpowiednich mechanizmów oraz stosownej dokumentacji w danych podmiotach. Jest to o tyle rozbudowana materia, że warto mieć ją na uwadze i powoli przygotować odpowiednie strategie organizacyjne już w tym roku. Kluczowe przepisy unijne obejmują następujące obszary:

(a)Dyrektywa PE i Rady (UE) 2022/2381 ws. poprawy równowagi płci wśród dyrektorów spółek giełdowych oraz powiązanych środków

Celem Dyrektywy jest zapewnienie bardziej zrównoważonej reprezentacji kobiet i mężczyzn wśród dyrektorów spółek giełdowych poprzez ustanowienie skutecznych środków, których celem jest przyspieszenie postępów w osiąganiu równowagi płci, przy jednoczesnym pozostawieniu spółkom giełdowym wystarczającego czasu na wprowadzenie niezbędnych w tym celu rozwiązań. Przepisy Dyrektywy powinny zostać wdrożone do polskiego porządku prawnego do 28 grudnia 2024 r. i będą miały zastosowanie wyłącznie do spółek giełdowych i nie będą miały zastosowania do mikro, małych i średnich przedsiębiorstw.

Do 30 czerwca 2026 r. spółki giełdowe powinny zrealizować ciążące obowiązki, tj. ustanowić parytety w wymiarze:

• min. 40% dyrektorów nie wykonawczych powinno być niedostatecznie reprezentowanej płci,
• min. 33% wszystkich stanowisk dyrektorskich (zarówno wykonawczych, jak i nie wykonawczych) powinno być obsadzonych przez osoby niedostatecznie reprezentowanej płci

Państwa członkowskie są zobowiązane do zapewnienia by proces selekcji kandydatów na stanowiska dyrektorskie odbywał się na podstawie oceny porównawczej kwalifikacji każdego z kandydatów, przy zastosowaniu jasnych, neutralnie sformułowanych i jednoznacznych kryteriów w sposób niedyskryminacyjny i w trakcie całego procesu selekcji, w tym podczas przygotowywania ogłoszeń o naborze, na etapie wstępnej selekcji kandydatów, na etapie sporządzania krótkiej listy i na etapie tworzenia pul kandydatów. Takie kryteria muszą zostać określone przed rozpoczęciem procesu selekcji.

Wskazane jest, by przy wybieraniu między kandydatami posiadającymi równorzędne kwalifikacje pod względem odpowiedniości, kompetencji i wyników w pracy - pierwszeństwo przyznawano kandydatowi należącemu do niedostatecznie reprezentowanej płci, chyba że inne czynniki (np. względy prawne, wewnętrzna polityka różnorodności, przywołane w kontekście obiektywnej oceny, która uwzględnia szczególną sytuację kandydata płci przeciwnej i która jest oparta na niedyskryminacyjnych kryteriach), przechylają szalę na korzyść kandydata płci przeciwnej.

Polska ustawa implementująca dyrektywę będzie musiała określić zasady skutecznego, proporcjonalnego i odstraszającego sankcjonowania naruszeń przez spółki giełdowe przepisów dotyczących parytetów w organach spółek giełdowych oraz zapewnić kanały egzekwowania na drodze sądowej obowiązków wynikających z dyrektywy. Polska będzie zobowiązana do wyznaczenia organu lub organów do spraw promowania, analizowania, monitorowania i wspierania równowagi płci w organach spółek.

Wykonanie obowiązków nałożonych Dyrektywą będzie podlegało sprawozdaniu do Komisji do dnia 29 grudnia 2025 r., a następnie co dwa lata, każde z Państw Członkowskich będzie zobowiązane do przekazania stosownego sprawozdania z realizacji postanowień Dyrektywy i krajowych przepisów ją implementujących.

Na tym etapie nie opublikowano jeszcze polskiego projektu ustawy implementującej postanowienia Dyrektywy 2022/2381, jednakże z uwagi na termin jej implementacji tuż przed końcem 2024 r., spodziewamy się niebawem projektu krajowych przepisów w tym zakresie, co należy mieć na uwadze planując proces i organizację pracy w nowym roku.

(b) Dyrektywa PE i Rady (UE) 2023/970 ws. wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania

Celem Dyrektywy jest ustanowienie minimalnych wymogów służących wzmocnieniu stosowania zasady równości wynagrodzeń kobiet i mężczyzn za taką samą pracę lub pracę o jednakowej wartości, a także zakazu dyskryminacji w wynagradzaniu, w szczególności za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz wzmocnionych mechanizmów egzekwowania równości płac, bez względu na płeć pracowników. Przepisy będą miały zastosowanie do wszystkich pracodawców, zarówno w sektorze publicznym, jak i prywatnym. Polskie przepisy mogą zwolnić pracodawców zatrudniających do 50 pracowników z określonych obowiązków wprowadzanych Dyrektywą.

Pracodawcy będą zobowiązani do dysponowania strukturami wynagrodzeń zapewniających równą płacę za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. Struktury wynagrodzenia muszą być takie, aby umożliwić dokonanie oceny, czy pracownicy są w porównywalnej sytuacji w odniesieniu do wartości pracy na podstawie obiektywnych, neutralnych pod względem płci kryteriów uzgodnionych z przedstawicielami pracowników, o ile tacy przedstawiciele istnieją. Kryteria te nie mogą opierać się bezpośrednio lub pośrednio na płci pracowników. Kryteria te obejmują umiejętności, wysiłek, zakres odpowiedzialności i warunki pracy, oraz pozostałe czynniki, które mają znaczenie w danym miejscu pracy lub na danym stanowisku. Muszą być one stosowane w obiektywny, neutralny pod względem płci sposób, wykluczający wszelką bezpośrednią lub pośrednią dyskryminację ze względu na płeć. W szczególności odpowiednie umiejętności miękkie nie mogą być niedoceniane.

Już na etapie procesów rekrutacyjnych, kandydaci będą mieli prawo do otrzymania od potencjalnie przyszłego pracodawcy informacji na temat: (i) początkowego wynagrodzenia lub jego przedziału przewidzianego w odniesieniu do danego stanowiska prac, opartego na obiektywnych, neutralnych pod względem płci kryteriów oraz w stosownych przypadkach (ii) odpowiednich przepisów układu zbiorowego pracy. Informacje te powinny być przekazane w taki sposób, by zapewnić kandydatom świadome i przejrzyste negocjacje dotyczące wynagradzania (np. w ogłoszeniu o pracę, przed rozmową kwalifikacyjną lub w inny ustalony sposób). Co więcej, pracodawcy nie będą mogli zadawać kandydatom do pracy pytania o ich wynagrodzenie w obecnym stosunku pracy ani w poprzednich stosunkach pracy.

Pracodawcy będą zobowiązani zapewnić pracownikom łatwy dostęp do kryteriów, które są stosowane do określania wynagrodzenia pracowników, poziomów wynagrodzenia i progresji wynagrodzenia. Kryteria te będą musiały być określony w sposób obiektywny i neutralny płciowo.

Pracownikom zostanie przyznane prawo występowania o informacje oraz otrzymywania na piśmie informacji dotyczących ich indywidualnego poziomu wynagrodzenia oraz średnich poziomów wynagrodzenia, w podziale na płeć, w odniesieniu do kategorii pracowników wykonujących taką samą pracę jak oni lub pracę o takiej samej wartości jak ich praca. Jeżeli otrzymane informacje będą niedokładne lub niekompletne, pracownicy, osobiście lub za pośrednictwem ich przedstawicieli pracowników, będą mieli prawo wystąpić o dodatkowe i uzasadnione wyjaśnienia i szczegółowe informacje dotyczące wszelkich przekazanych danych oraz otrzymać merytoryczną odpowiedź. Pracodawcy będą zobowiązani co roku do poinformowania wszystkich pracowników o przysługującym im prawie do otrzymania informacji o zasadach wynagradzania oraz krokach jakie mają podjąć pracownicy, by uzyskać takie informacje od swoich pracodawców.

Pracownicy będą mogli ujawniać kwoty wynagrodzeń na potrzeby egzekwowania zasady równości płac, przy czym pracodawcy będą mogli wymagać, by takie informacje nie były wykorzystywane do jakiegokolwiek innego celu niż cel polegający na wykonywaniu prawa pracowników do równego wynagradzania. Pracownicy i przedstawiciele pracowników nie będą mogli być traktowani mniej korzystnie ze względu na to, że wykonywali swoje prawa dotyczące równego wynagradzania lub zapewniali wsparcie innej osobie w ochronie jej praw.

Pracodawcy zatrudniający min. 100 pracowników (przy czym polskie przepisy mogą zmodyfikować tę liczbę) będą mieli obowiązek raportowania następujących informacji o: (i) luce płacowej ze względu na płeć, w tym z uwzględnieniem dodatkowych i zmiennych składników wynagradzania; (ii) medianie luki płacowej ze względu na płeć, w tym z uwzględnieniem dodatkowych i zmiennych składników wynagradzania; (iii) odsetku pracowników płci męskiej i żeńskiej otrzymujących uzupełniające lub zmienne składniki wynagradzania; (iv) odsetku pracowników płci męskiej i żeńskiej w każdym kwartylu wynagrodzenia (tj. każdej z czterech równych grup pracowników, na które powinni zostać podzieleni według ich poziomów wynagrodzenia – od najniższego do najwyższego;  oraz (v) luce płacowej ze względu na płeć wśród pracowników w podziale na kategorie pracowników, według zwykłej podstawowej płacy godzinowej lub miesięcznej oraz składników uzupełniających lub zmiennych. Rzetelność tych informacji będzie musiała być potwierdzona przez przedstawicieli pracowników, którzy będą musieli uzyskać dostęp do metodologii stosowanej przez pracodawcę.

Pracownicy, którzy będą uważali się za pokrzywdzonych w związku z nieprzestrzeganiem zasady równego wynagradzania będą mogli dochodzić swoich praw na drodze sądowej. Postępowania takie muszą być łatwo dostępne dla pracowników także po ustaniu stosunku pracy. Polskie przepisy zapewnią, aby każdy pracownik, który poniósł szkodę w wyniku naruszenia jakichkolwiek praw lub obowiązków związanych z zasadą równego wynagradzania, miał prawo dochodzenia roszczenia i uzyskania za tę szkodę pełnego odszkodowania lub zadośćuczynienia, określonego przez polskie przepisy.

Polskie przepisy będą musiały zapewnić aby w przypadku naruszenia praw lub obowiązków związanych z zasadą równego wynagradzania, sądy pracy mogły wydać, na wniosek powoda i na koszt pozwanego: (i) nakaz zaprzestania naruszenia oraz (ii) nakaz podjęcia środków służących zapewnieniu, aby stosowane były prawa lub obowiązki związane z zasadą równego wynagradzania. W przypadku gdy pozwany nie będzie przestrzegał nakazów, sądy pracy będą mogły wydać nakaz powtarzalnej kary pieniężnej, z myślą o zapewnieniu przestrzegania przepisów.

W postępowaniach z zakresu naruszenia zasady równości wynagradzania będzie nietypowy, tj. przeniesiony ciężar dowodu. To pozwany pracodawca będzie zobowiązany wykazać, że bezpośrednia lub pośrednia dyskryminacja związana z wynagrodzeniem nie miała miejsca w sytuacji gdy pracownicy, którzy uznają się za poszkodowanych z powodu niezastosowania do nich zasady równości wynagrodzeń, przedstawią przed sądem pracy fakty pozwalające domniemywać występowanie bezpośredniej lub pośredniej dyskryminacji.

Polskie przepisy prawdopodobnie wprowadzą proporcjonalne i odstraszające kary mające zastosowanie w przypadku naruszeń praw i obowiązków związanych z zasadą równości wynagrodzeń.

Na tym etapie nie opublikowano jeszcze polskiego projektu ustawy implementującej postanowienia Dyrektywy 2023/970, która musi zostać wdrożona do polskiego porządku prawnego najpóźniej 7 czerwca 2026 r. Z uwagi na dodatkowe obowiązki i reorganizację modelu wynagradzania w organizacjach zwracamy Państwa uwagę już teraz, by odpowiednio przygotować się na nowe wyzwania związane z zasadą jawności wynagrodzeń. W przedsiębiorstwach, które nie mają jawnej struktury wynagrodzeń, warto pomyśleć już teraz o stopniowym przygotowaniu się na wdrażanie tego procesu.

(c) Dyrektywa PE i Rady (UE) ws. poprawy warunków pracy za pośrednictwem platform internetowych

W grudniu 2023 r. Rada i Parlament Europejski osiągnęły wstępne porozumienie co do proponowanej dyrektywy w sprawie poprawy warunków pracy za pośrednictwem platform internetowych. Jeżeli stosowne przepisy zostaną uchwalone, pojawią się mechanizmy pozwalające na ustalenie właściwego statusu zatrudnienia osób pracujących za pośrednictwem platform internetowych oraz zostaną sformułowane pierwsze w UE przepisy o stosowaniu algorytmów w miejscu pracy.

Według uzgodnionego tekstu pracownicy platformowi będą automatycznie traktowani, na zasadzie domniemania prawnego, jako pozostający w stosunku pracy (a nie samozatrudnieni) jeżeli ich stosunek pracy z platformą spełnia przynajmniej 2 z 5 określonych kryteriów, tj. (i) narzucone limity wynagrodzenia, (ii) nadzór, w tym elektroniczny, nad wykonywaniem pracy, (iii) kontrola dystrybucji lub przydzielania zadań, (iv) kontrola warunków pracy i ograniczenie swobody wyboru godzin pracy oraz (v) ograniczenie swobody organizowania własnej pracy oraz zasady dotyczące wyglądu lub postępowania pracowników. Aby obalić domniemanie prawne, platforma będzie musiała wykazać, że w danym przypadku w świetle krajowego ustawodawstwa i praktyki nie istnieje stosunek pracy.

Pracownicy platformowi nie mają przejrzystego wglądu w sposób podejmowania decyzji czy wykorzystywania danych osobowych. Zgodnie z osiągniętym porozumieniem pracownicy mają być informowani o stosowaniu zautomatyzowanego monitorowania i zautomatyzowanych systemów decyzyjnych. Ponadto za pomocą tych systemów cyfrowe platformy pracy nie będą mogły przetwarzać następujących danych osobowych: (i) dotyczących stanu emocjonalnego lub psychicznego osoby pracującej za pośrednictwem platformy internetowej, (ii) dotyczących rozmów prywatnych, (iii) pozwalających przewidzieć faktyczne lub potencjalne działania związków zawodowych, (iv) dane, z których można wnioskować o pochodzeniu rasowym lub etnicznym pracownika, jego statusie migracyjnym, opiniach politycznych, przekonaniach religijnych czy stanie zdrowia oraz (v) danych biometrycznych (oprócz danych stosowanych do uwierzytelniania).

Według projektowanych przepisów systemy te muszą być monitorowane przez upoważnione osoby, specjalnie chronione przez niekorzystnym traktowaniem. Nadzór człowieka ma też objąć ważne decyzje, takie jak zawieszenie konta.

Porozumienie osiągnięte w grudniu 2023 r. musi zostać zatwierdzone przez Radę i Parlament. Wówczas rozpoczną się faktyczne prace legislacyjne i konieczność przyjęcia przepisów przez obie instytucje. Od momentu przyjęcia dyrektywy, Państwa członkowskie będą miały 2 lata na wdrożenie przepisów do krajowych porządków prawnych.

^{Źródło: Opracowano na podstawie komunikatu prasowego Rady UE, opublikowanego w dniu 13 grudnia 2023 r.}

Zespół Employment, pensions & mobility kancelarii Taylor Wessing na bieżąco monitoruje wszelkie działania legislacyjne związane zarówno z indywidualnym, jak i zbiorowym prawem pracy. Pomagamy także wprowadzać zindywidualizowane działania będące odpowiedzią na zmieniające się instrumenty i wymagania prawa pracy, jakie stawiane są przed każdym pracodawcą. W przypadku jakichkolwiek pytań lub wątpliwości, zapraszamy do kontaktu.