Draft Act on Employment of Foreign Nationals

This article is also available in Polish.

Numerous recent changes in Polish labour law have not left immigration law unaffected. In mid-September, a new draft of the Act on Employment of Foreign Nationals (the "Act") was published on the Government Legislation Centre’s website.

The proposed Act will revolutionize the existing immigration proceedings as it will facilitate the work permit application process by digitalizing all immigration procedures. The legislator has decided to reform the labour market by, among other things, separating the provisions related to work permits for foreign nationals from the current Act on Employment Promotion and Labour Market Institutions and including them in the new Act.

While most of the formal requirements for foreign nationals applying for a work permit will be regulated on similar terms as the currently applicable solutions, the Act aims to introduce some significant modifications, which include the following issues:

• The requirement for a so-called "labour market test" will be eliminated.
• Full digitalization of the procedure for issuing work permits is planned: submission of applications and all decisions issued as part of the work permit application process will be made and delivered electronically. The same applies to all appeal proceedings in these matters. Applications for work permits will be submitted via an information and communication system at www.praca.gov.pl.
• The information and communication system (the "System") will be equipped with all the tools necessary to submit an application for a work permit as well as to process the applications and issue decisions in immigration cases. The System will enable the employer, as well as the foreign nationals themselves, to contact the work permit issuing authority. This will be possible through a user account, the creation of which will be mandatory for both the employer and the foreign nationals. The system will be integrated with ICT systems handling procedures for legalizing the foreign nationals’ stay in Poland and a system containing data on the crossing of the Polish border by foreign nationals.
• As before, the purpose of granting a work permit to a foreign national will be (i) to work for a Polish employing entity; (ii) to serve as a member of the management board of a legal person, a general partner in a limited partnership or a limited joint-stock partnership, and as a proxy; (iii) to be posted by a foreign employer; (iv) to perform seasonal work; and (v) to entrust work.
• Employment of a foreign national will be understood broadly - both as the provision of labour under an employment contract and other civil law contracts (mainly, contracts of mandate).
• The issuance of a work permit for a period not exceeding one year is provided for: (i) newly established entities, (ii) employers who entrust part-time work, and (iii) for foreign nationals performing work under civil law contracts.
• It has also been clarified that a work permit for a temporary employee will be issued for a period no longer than that specified in the provisions of the Act on the Employment of Temporary Employees (maximum 18 months).
• A new requirement for foreign nationals seeking a work permit will be that the foreign national’s working time should not be less than ¼ of a full-time job or 10 hours per week.
• An amendment of the existing work permit or a new work permit issuance will not be required if the working time or the number of working hours per week or month specified in the work permit has been increased, with a proportional increase in wages.
• A separate procedure for the extension of the work permit, which is currently granted when the employer continues to entrust work to a foreign national in the same position, will be eliminated. If the employer wishes to continue employing a foreign national, work permits will be issued with the existing facilitations provided for the extension of the permit i.e. the possibility of performing work during the pending immigration procedure and a new facilitation will be introduced i.e. having the application considered first.
• The definition of secondment has been clarified, specifying that employment of a foreign national will only be allowed if, in the period prior to being sent to Poland, the employee performed work abroad for a foreign employing entity.
• The definition of export service has been tightened, indicating that the performance of this service cannot mean that the entity carries on organized and continuous business activity in Poland under the guise of a short-term and temporary service, thus circumventing the provisions on the obligation to pay public dues.
• The conditions for issuing and refusing to issue a work permit and entry of a statement in the register of statements, giving legal grounds for refusing to issue a permit or entry of a statement in various cases, have been clarified.

Example: a work permit will not be granted if the employer does not pay mandatory social security contributions or advance payments for personal income tax.

• A statement on employment of a foreign national ("Statement") will be introduced, replacing the current statement on entrusting work to a foreign national. The Statement will be submitted only via the portal www.praca.gov.pl. An important proposed change is the definition of the closed list of circumstances that prevent the submission of a statement on employment of a foreign national for registration in the register of statements (e.g., offering lower than required remuneration). The amount of the fee for registering a statement on the employment of a foreign national must not exceed 25% of the minimum wage.
• A work permit application will be refused if the foreign national has failed to take up work in Poland despite the fact that they entered the territory of Poland to perform work while holding a work permit or a statement on the employment of a foreign national.
• A provision is introduced that in case if a foreign national has lost their right to perform work in Poland, their employment contract or civil law contract expires.
• The fee for issuing a work permit will not exceed the amount of the minimum wage or 25% of the minimum wage, depending on the type of work permit. The exact amount of the fee will be specified in a regulation.
• The scope of personal data obtained and processed will be the same as before. Personal data will be retained for a period of 10 years, a period identical to the period applicable to the employer under the Labour Code provisions for the retention of employee documentation.
• Excluded from the scope of the Act will be: (a) foreign nationals-entrepreneurs registered in CEIDG, providing services on the basis of a civil law contract concluded as part of their business activity; (b) EU/EEA citizens and their family members enjoying free access to the Polish labour market just like Polish citizens; and (c) foreign nationals performing work on the basis of diplomatic and consular regulations.
• A modification of criminal provisions is also planned. The fine for illegal employment of foreign nationals shall be imposed in proportion to the number of foreign nationals engaged illegally by the same employer, in an amount not lower than PLN 500 (approx. EUR 107) per person. This will undoubtedly make fines for violations involving a larger number of people particularly severe.

The proposed legislation is in the early stage of the legislative process. However, the legislator has promised that the new solutions will come into effect as early as 7 days after the promulgation of the Act, with the exception of the System provisions, which will be implemented within the next 6 months.

Such a short timeframe for the entry into force of the Act is due to the requirement to meet the milestones set out in the National Reconstruction Plan (Component A 4.1 Effective Labour Market Institutions) by the end of 2022, which the Act is expected to meet.

Taylor Wessing's Employment, pensions & mobility team keeps abreast of all legislative activities related to immigration law. If you have any questions or concerns, please feel free to contact us.

Projekt ustawy o zatrudnianiu cudzoziemców

Liczne zmiany w polskim prawie pracy nie ominęły w ostatnim czasie rozwiązań z zakresu prawa imigracyjnego. W połowie września na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowano nowy projekt Ustawy o zatrudnianiu cudzoziemców („Ustawa”).

Projektowana Ustawa zrewolucjonizuje dotychczasowe postępowania imigracyjne poprzez usprawnienie procedur ubiegania się o uzyskanie zezwolenia na pracę, wprowadzając pełną elektronizację postępowań imigracyjnych. Ustawodawca zdecydował o dokonaniu reformy rynku pracy m.in. poprzez wyodrębnienie z obecnie obowiązującej Ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy przepisów związanych z zezwoleniami na pracę cudzoziemców, które zostaną ujęte w nowej Ustawie.

Wprawdzie większość wymogów formalnych związanych z ubieganiem się o zezwolenie na pracę cudzoziemców będzie uregulowana na analogicznych zasadach do obecnie obowiązujących rozwiązań, to Ustawa ma na celu wprowadzenie pewnych istotnych modyfikacji, które obejmują następujące zagadnienia:

• Zostanie zlikwidowany wymóg przeprowadzania tzw. testu rynku pracy.
•  Przewidziana jest pełna elektronizacja procedury wydawania zezwoleń na pracę: złożenie wniosku i wszelkie decyzje wydawane w postępowaniach o wydanie zezwoleń na pracę będą doręczane elektronicznie. Elektronicznie będą również prowadzone postępowania odwoławcze w tych sprawach. Wnioski o wydanie zezwolenia na pracę będą składane za pomocą systemu teleinformatycznego pod adresem www.praca.gov.pl.
• System teleinformatyczny („System”) będzie wyposażony we wszystkie narzędzia potrzebne do złożenia wniosku o wydanie zezwolenia na pracę oraz do prowadzenia postępowań i wydania decyzji w sprawach imigracyjnych. System umożliwi pracodawcy, jak również samemu cudzoziemcowi, kontakt z organem wydającym zezwolenia na pracę. Będzie to możliwe poprzez konto użytkownika, którego założenie będzie obowiązkowe zarówno dla pracodawcy, jak i cudzoziemca. System zostanie zintegrowany z systemami teleinformatycznymi obsługującymi procedury legalizacji pobytu cudzoziemców oraz systemem zawierającym dane dotyczące przekraczania polskiej granicy przez cudzoziemców.
• Podobnie jak dotychczas celem udzielenia zezwolenia na pracę cudzoziemca będzie: (i) praca na rzecz polskiego podmiotu zatrudniającego; (ii) pełnienie funkcji członka w zarządzie osoby prawnej, komplementariusza w spółce komandytowej lub komandytowo-akcyjnej oraz prokurenta; (iii) delegowanie przez pracodawcę zagranicznego; (iv) wykonywanie pracy sezonowej oraz (v) powierzenie wykonywania pracy.
• Zatrudnienie cudzoziemca rozumiane będzie szeroko - zarówno jako świadczenie pracy na podstawie umowy o pracę, jak i pozostałych umów cywilnoprawnych (głównie umowy zlecenia).
• Wydanie zezwolenia na pracę na okres nie dłuższy niż rok przewidziano dla: (i) nowopowstałych podmiotów, (ii) dla pracodawców, którzy powierzą pracę w niepełnym wymiarze czasu pracy oraz (iii) dla cudzoziemców wykonujących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych.
• Doprecyzowano również, że zezwolenie na pracę dla pracownika tymczasowego wydawane będzie na okres nie dłuższy niż ten, który wynika z przepisów ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (max. 18 miesięcy).
• Nową przesłanką udzielenia zezwolenia na pracę cudzoziemcowi będzie wymóg, by wymiar czasu pracy cudzoziemca nie był niższy niż ¼ etatu lub 10 godzin tygodniowo.
• Zmiana dotychczasowego lub udzielenie nowego zezwolenia na pracę nie będą wymagane jeżeli zwiększono wymiar czasu pracy lub liczbę godzin pracy w tygodniu lub miesiącu określone w zezwoleniu na pracę, przy jednoczesnym proporcjonalnym zwiększeniu wynagrodzenia.
• Zlikwidowane zostanie odrębne postępowanie ws. przedłużenia zezwolenia na pracę, które obecnie jest udzielane, gdy pracodawca kontynuuje powierzenie pracy cudzoziemcowi na tym samym stanowisku. W przypadku zamiaru dalszego zatrudniania cudzoziemca wydawane będą zezwolenia na pracę z zachowaniem dotychczasowych ułatwień przewidzianych dla przedłużenia zezwolenia tj. możliwość wykonywania pracy w trakcie procedury oraz wprowadzone będzie nowe ułatwienie polegające na rozpatrzeniu wniosku w pierwszej kolejności.
• Doprecyzowano definicję delegowania, określając, że zatrudnienie cudzoziemca będzie mogło mieć miejsce tylko w przypadku gdy w okresie poprzedzającym wysłanie go do Polski, pracownik wykonywał pracę za granicą dla zagranicznego podmiotu zatrudniającego.
• Uszczelniono definicję usługi eksportowej wskazując, że wykonywanie tej usługi nie może oznaczać, że podmiot prowadzi w Polsce zorganizowaną i ciągłą działalność gospodarczą pod pozorem krótkotrwałej i tymczasowej usługi obchodząc w ten sposób przepisy dotyczące obowiązku uiszczania należności publicznoprawnych.
• Doprecyzowano przesłanki wydania oraz odmowy wydania zezwolenia na pracę oraz wpisu oświadczenia do ewidencji oświadczeń, dających podstawę prawną do odmowy udzielenia zezwolenia lub wpisu oświadczenia w różnych przypadkach.

Przykład: zezwolenie na pracę nie zostanie udzielone jeśli pracodawca nie odprowadza obowiązkowych składek na ubezpieczenie społeczne czy zaliczek na podatek dochodowych.

• Wprowadzone zostanie oświadczenie o zatrudnieniu cudzoziemca („Oświadczenie”), w miejsce obecnie obowiązującego oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi. Oświadczenie będzie można złożyć wyłącznie za pośrednictwem portalu www.praca.gov.pl. Istotną projektowaną zmianą jest określenie zamkniętej listy okoliczności, które uniemożliwiają złożenie oświadczenia o zatrudnieniu cudzoziemca w celu jego wpisu do ewidencji oświadczeń (np. oferowanie niższego niż wymagane wynagrodzenia). Wysokość opłaty za rejestrację oświadczenia o zatrudnieniu cudzoziemca nie będzie mogła przekroczyć 25% minimalnego wynagrodzenia na pracę.
• Przesłanką odmowy udzielenia zezwolenia na pracę będzie sytuacja, w której cudzoziemiec nie podjął pracy w Polsce pomimo, że wjechał na terytorium Polski w celu wykonywania pracy, posiadając zezwolenie na pracę lub oświadczenie o powierzeniu mu zatrudnienia.
• Wprowadzono skutek wygaśnięcia umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej w przypadku gdy cudzoziemiec utracił uprawnienie do wykonywania pracy w Polsce.
• Opłata za wydanie zezwolenia na pracę nie będzie mogła przekroczyć wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę lub 25% minimalnego wynagrodzenia za pracę w zależności od rodzaju zezwolenia na pracę, a jej konkretna wysokość zostanie określona w rozporządzeniu.
• Zakres pozyskiwanych i przetwarzanych danych osobowych będzie taki sam jak dotychczas. Dane osobowe będą przechowywane przez okres 10 lat, okres ten jest tożsamy z okresem obowiązującym pracodawcę na gruncie przepisów Kodeksu pracy do przechowywania dokumentacji pracowniczej.
• Z zakresu stosowania Ustawy wyłączeni będą: (a) cudzoziemcy-przedsiębiorcy wpisani do CEIDG, świadczący usługi na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej w ramach prowadzonej działalności gospodarczej; (b) obywatele UE/EOG oraz członkowie ich rodzin, korzystający ze swobodnego dostępu do rynku pracy tak jak polscy obywatele oraz (c) cudzoziemcy wykonujący pracę na podstawie przepisów dyplomatycznych i konsularnych.
• Przewidziano także modyfikację przepisów karnych. Wymiar grzywny za nielegalne zatrudnianie cudzoziemców powinien być wymierzony proporcjonalnie do liczby cudzoziemców, którym dany pracodawca powierzył pracę nielegalnie, w kwocie nie niższej niż 500 PLN za jednego cudzoziemca. Niewątpliwie sprawi to, że grzywny w przypadku naruszeń dot. większej liczby osób będą bardziej dotkliwe.

Projektowane przepisy są w początkowej fazie procesu legislacyjnego, jednakże ustawodawca założył, że nowe rozwiązania wejdą w życie już po upływie 7 dni od ogłoszenia Ustawy, z wyjątkiem przepisów dotyczących Systemu, które będą wdrożone w ciągu kolejnych 6 miesięcy.

Tak krótki termin wejścia w życie Ustawy wynika z wymogu zrealizowania do końca 2022 r. kamieni milowych określonych w Krajowym Planie Odbudowy (komponent A 4.1. Efektywne instytucje na rzecz rynku pracy), które Ustawa ma zrealizować.

Zespół Employment, pensions & mobility kancelarii Taylor Wessing na bieżąco monitoruje wszelkie działania legislacyjne związane z prawem imigracyjnym. W przypadku jakichkolwiek pytań lub wątpliwości, zapraszamy do kontaktu.