Amendment to the labour code will extend the obligations of employers

This article is also available in Czech and German.

Many important changes are expected thanks to a sweeping amendment to the Labour Code from the Ministry of Labour and Social Affairs now entering the legislative approval process.

In addition to significant updates regarding agreements on work outside employment relationships, above all a long awaited change to the conditions for working remotely (or at the “home office“, as it is known in Czech) is planned. Amendments will also include an extension of employers’ information obligations, and a change to how papers get served in labour relations, in reaction to needs identified over practice in the long term.

 The main reasons for this amendment are the implementation of EU directives on work-life balance and transparent and predictable working conditions in the European Union. This newsletter provides further details.

Information obligation

Employers can expect an increase in administrative workload thanks to the expanded list of information they will have to disclose to employees in writing at the beginning of their employment relationship. It will now have to include information on invalid termination procedures as well as on professional development training. In cases where the employee is to be posted abroad the employer’s information obligations range even further.

The time limit for informing the employee has been reduced to seven days. Concerning existing employees for whom the information obligation has already been carried out, the employer is only obliged to provide newly revised information at the employer’s request.

Most importantly this amendment means that employers are obliged to modify documentation used to meet information obligations towards employees, as the existing documentation will be insufficient after the amendment comes into force.

New duties in relation to agreements on work performance and agreements for work activity

A significant change is the new requirement that the employer schedule the employee's weekly work time in advance if the employee is to work in a given week. The employee must be informed of such a written schedule at least one week before the start of the scheduled work time. In practice, it is recognised that the employee and the employer may agree on a different timeframe for announcement of such a schedule. In any event, it is advisable to keep such records so that the employer can prove that the employee was informed of the timetable within the prescribed period.

In the case of Agreements for work activity, the permitted limit of one half of normal working time is considered a period of 26 weeks, i.e. approximately half a year. It will only be possible to extend this period by collective agreement.

A further change is the introduction of holidays, which applies both to people working under Agreements on work performance and Agreements for work activity. For purposes of calculating leave, the weekly working time for employees working under an Agreement for work activity is the amount of work agreed to in the contract (i.e. a maximum of 20 hours per week). By contrast, for employees under an Agreement on work performance, weekly working time for purposes of calculating leave is 10 hours per week, at all times. Employees working under such agreements for work outside standard employment relationships will be entitled to holidays with the same conditions as salaried employees.

Employees with Agreements for work activity and Agreements on work performance will also be subject to all of the same expectations regarding obstacles to work and work time adjustments and updates as employees on salary.

Parental leave

On the other hand, the amendment also introduces new obligations for employees, specifically in relation to taking parental leave. According to the new amendment, the employee is obliged to submit a written request to his/her employer at least 14 days before taking parental leave, stating its duration clearly. This gives the employer a better overview of the expected absences of employees. Employees have the flexibility to submit such requests repeatedly.

One of the requirements of the Work-life Balance Directive is to allow pregnant employees as well as those caring for a child under the age of 15 or a dependent to adapt their working arrangements, which could include the option to work from home. The new legislation allows such people to work remotely by written request or by mutual agreement (see below). The employer may refuse this request only if serious operational reasons or the nature of the work performed prevent it. Similarly, such employees are subsequently entitled to ask the employer to restore their original working conditions.

Working remotely

An important innovation is the regulation of remote work, responding for the first time to the phenomenon of working from home, known everywhere in the Czech Republic as “home office“. The chosen approach is based primarily on an expectation of a mutual written agreement between the employee and the employer, although in certain circumstances the employee may be ordered to work remotely.

Thus, the employee must agree in writing with the employer on the performance of work from a place other than the employer's workplace. That agreement must in particular specify places where the remote work is to be carried out, methods of communication and the assignment of work, conditions for scheduling working time, the method of compensation for costs incurred in carrying out the remote work, the period for which the agreement is concluded and, finally, the method of ensuring occupational health and safety and the employer’s options to enter the employee's home in order to clarify the cause and circumstances of any work injury.

The amendment also imposes an obligation on employers to reimburse employees for costs incurred while working remotely at a flat rate of CZK 2.80 for each hour of work. This amount is to cover listed costs including gas, electricity, or heat and water supply, and will be subsequently adjusted by decrees based on the changing costs of commodities and services concerned. This compensation is not taxable for the employee and is also a tax-deductible expense for the employer.

The employer is also obliged to provide the employee with technical equipment and software necessary for the performance of the work if it is carried out using electronic communications networks as well as contact with other employees while working remotely. The employer is liable to a fine of up to CZK 1,000,0000 for breach of the obligations imposed by law.

It is thus recommended that employers pay careful attention to setting up appropriate processes and documentation.

Changes in how papers are served

Fundamental changes are also proposed in the regulation of serving papers, simplifying it in future. In the case of specified documents served on the employee or on the employer by means of electronic communications network or service, it is to be presumed served on the tenth day following the date of delivery.

Recommendation

The proposed amendment provides several changes for which adequate preparations are needed. We expect that there will be further changes during the legislative process, about which we will keep you informed.

Novela zákoníku práce rozšíří povinnosti zaměstnavatelů

V současné době se na začátku legislativního procesu nachází rozsáhlá novela zákoníku práce z pera Ministerstva práce a sociálních věcí, přinášející řadu významných změn.

Kromě zásadních novinek v oblasti dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr jde zejména o dlouho očekávanou úpravu podmínek práce na dálku, tedy home office. Mezi další plánované novinky, patří rozšíření informační povinnosti zaměstnavatelů, a úprava doručování v pracovněprávních vztazích, která reaguje na dlouhodobé potřeby praxe.

Primárním účelem novely je implementovat evropské směrnice o rovnováze pracovního a soukromého života a o transparentních a předvídatelných pracovních podmínkách v Evropské unii. Bližší podrobnosti naleznete v následujícím newsletteru.

Informační povinnost

Zvýšení administrativní zátěže bude představovat rozšíření okruhu informací, o kterých musí být zaměstnanec na začátku pracovněprávního vztahu zaměstnavatelem písemně informován. Nově zahrnuje také např. informace o postupu při neplatném rozvázání pracovního poměru, nebo o poskytovaném odborném rozvoji. V případě vysílání zaměstnanců do zahraničí je informační povinnost zaměstnavatele ještě širší.

Lhůta pro informování zaměstnance se zkracuje na sedm dní. V případě stávajících zaměstnanců, u kterých byla informační povinnost v dosavadním rozsahu již splněna, je zaměstnavatel povinen poskytnout informace v nové podobě jen na žádost zaměstnance.

Tato změna znamená pro zaměstnavatele především povinnost upravit dokumentaci sloužící k plnění informační povinnosti vůči zaměstnancům, neboť stávající bude po vstupu novely v účinnost nedostačující.

Nové povinnosti ve vztahu k DPP a DPČ

Významnou změnu představuje nová povinnost zaměstnavatele předem rozvrhnout zaměstnanci týdenní pracovní dobu, pokud má zaměstnanec v příslušném týdnu vykonávat práci. Zaměstnanec musí být s takovým písemným rozvrhem seznámen, a to nejpozději jeden týden před začátkem období, na něž je pracovní doba rozvržena. Pro praxi je podstatné, že zaměstnanec se zaměstnavatelem se mohou dohodnout na jiné době seznámení s rozvrhem. V každém případě lze doporučit vedení takové evidence, aby byl zaměstnavatel schopen prokázat, že k seznámení zaměstnance s rozvrhem v předepsané lhůtě došlo.

U DPČ se přípustný rozsah poloviny běžné pracovní doby bude nově posuzovat za období 26 týdnů, tj. přibližně půlrok. Prodloužit toto období na dvojnásobek bude možné pouze kolektivní smlouvou.

Další změnu u dohod představuje zavedení dovolené, a to jak pro zaměstnance na DPP, tak DPČ. Pro účely počítání dovolené se za týdenní pracovní dobu považuje u zaměstnanců pracujících na základě DPČ sjednaný rozsah práce ve smlouvě (tedy maximálně 20 hodin týdně). Naproti tomu pro zaměstnance na DPP činí týdenní pracovní doba pro účely dovolené 10 hodin týdně, a to vždy. Právo na dovolenou bude zaměstnancům pracujícím na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr náležet za stejných podmínek, jako je tomu u zaměstnanců v pracovním poměru.

Na zaměstnance na DPP a DPČ se nově budou také vztahovat veškeré překážky v práci, ve stejném rozsahu jako je tomu u zaměstnanců v pracovním poměru, a taktéž úprava pracovní doby.

Rodičovská dovolená

Novela na druhou stranu přináší některé nové povinnosti i zaměstnancům, konkrétně v souvislosti s čerpáním rodičovské dovolené. Dle nové úpravy má mít zaměstnanec povinnost alespoň 14 dnů před nástupem na rodičovskou dovolenou podat písemnou žádost svému zaměstnavateli, v níž uvede dobu trvání rodičovské dovolené. Zaměstnavatel tím tak získává větší přehled o předpokládané absenci zaměstnanců. Flexibilitu zaměstnancům zajišťuje možnost podávat tyto žádosti opakovaně.

Jedním z požadavků směrnice o rovnováze pracovního a soukromého života je umožnit zaměstnancům, kteří pečují o dítě mladší 15 let nebo o závislou osobu a těhotným zaměstnankyním, aby si přizpůsobili rozvržení práce, včetně využívání home office. Tyto osoby proto nová právní úprava opravňuje, aby na základě podání písemné žádosti, resp. uzavření vzájemné dohody, mohli pracovat na dálku (viz níže). Zaměstnavatel přitom může tento požadavek zamítnout, jen pokud tomu brání vážné provozní důvody či povaha vykonávané práce. Podobně mají tito zaměstnanci následně nárok žádat zaměstnavatele o obnovení původních pracovních podmínek.

Práce na dálku

Významnou novinkou je úprava práce na dálku, poprvé reagující na fenomén tzv. home office. Zvolená koncepce je postavena primárně na myšlence vzájemné písemné dohody zaměstnance se zaměstnavatelem, byť za určitých okolností může být zaměstnanci práce na dálku nařízena.

Výkon práce z jiného místa, než je pracoviště zaměstnavatele, musí tedy zaměstnanec se zaměstnavatelem sjednat písemnou dohodou. Tato dohoda musí upravovat zejména místa výkonu práce na dálku, způsob vzájemné komunikace a přidělování práce, podmínky rozvržení pracovní doby, způsob náhrady nákladů vzniklých při výkonu práce na dálku, dobu, na kterou se dohoda uzavírá a konečně způsob zajišťování BOZP a související možnost vstupu zaměstnavatele do obydlí zaměstnance za účelem objasnění příčiny a okolností vzniku pracovního úrazu.

Novela dále ukládá zaměstnavatelům povinnost hradit zaměstnancům náklady vzniklé při výkonu práce na dálku, a to paušálně ve výši 2,80 Kč za každou započatou hodinu práce. Tato částka pokrývá vyjmenované druhy nákladů, mezi které patří plyn, elektřina, nebo dodávky tepla a vody a bude následně upravována vyhláškou dle vývoje cen dotčených komodit a služeb. Tato náhrada není pro zaměstnance předmětem daně, a současně pro zaměstnavatele představuje daňově uznatelný náklad.

Zaměstnavatel je dále povinen zaměstnanci zajistit technické a programové vybavení potřebné pro výkon práce, je-li konána s využitím sítí elektronických komunikací a kontakt s ostatními zaměstnanci po dobu práce na dálku. Za porušení zákonem uložených povinností hrozí zaměstnavateli pokuta, a to až do výše 1.000.0000 Kč.

Lze tedy doporučit, aby zaměstnavatelé věnovali dostatečnou pozornost nastavení odpovídajících procesů a dokumentace.

Změny v doručování písemností

Zásadní změny se navrhují také v úpravě doručování, která by jej měla do budoucna zjednodušit. V případě vyjmenovaných písemností doručovaných jak zaměstnanci, tak zaměstnavateli prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací se zavádí fikce doručení, a to desátým dnem ode dne dodání.

Doporučení

Návrh novely s sebou přináší řadu změn, na které je třeba se odpovídajícím způsobem připravit. Očekáváme, že v průběhu legislativního procesu dojde ještě k určitým změnám, o kterých vás budeme dále informovat.